Многие компании ставят большие и зачастую недостижимые цели с самого начала внедрения Process Mining. Казалось бы, в амбициозных планах нет ничего плохого, но тем не менее к концу проекта может наступить разочарование. Поставленные задачи не соответствовали возможностям, провоцируя большой объём временных и финансовых потерь.
Описанный вектор приводит к упущенной прибыли и не даёт инструментам процессной аналитики даже возможности выхода на проектные мощности.
Развитие step-by-step
Не стоит начинать со всех процессов сразу, необходимо определиться с конкретным, усовершенствовать его в короткие сроки, оценить результаты и только потом масштабировать. Подобный подход позволяет создать необходимый импульс и выводит гипотезу, что сумма импульсов – равно выгода. Нельзя недооценивать и эмоциональную сторону вопроса: когда люди (начиная от простых исполнителей, заканчивая ТОП-менеджментом) видят достигнутые результаты, растёт их воодушевление и уверенность в правильно принятых решениях.
Другая распространённая ошибка – пилотный проект, построенный вокруг решения самых масштабных проблем. В данном случае работает принцип «больше не значит лучше». Почему? Громоздкие процессы требуют времени, а ключевая мысль лежит в плоскости быстрого приобретения выгоды, потому лучший старт – это старт с малых, но значимых вещей.
Проанализировав две гипотезы, возникает логичный вопрос: как прийти к описанным выше результатам и увеличить шансы на эффективную реализацию проекта? Всё просто: нужно сегментировать стратегию на 6 основных шагов.
Шаг 1: выбор стратегии
2 первостепенных вопроса, ответы на которые значительно упростят задачу – зачем и почему нужно внедрение Process Mining? Возможно, бизнес хочет повысить операционную эффективность. Но что это значит? Как выглядит хороший процесс? На какую модель ориентироваться компании?
Действенный способ – декомпозиция БП. Пример: в рамках исследования и реализации можно разделить O2C на несколько подпроцессов, сосредоточившись на улучшении отдельных участков, а затем уже сформулировать гипотезы на основе полученной информации.
Ещё пример: происходят регулярные сбои в управлении инцидентами, приводящие к переходу маленьких нарушений к большим проблемам. Причины могут лежать как в плоскости некачественного оборудования, так и быть обоснованы особенностями региона. В конечном счёте на данном шаге необходимо иметь как высокоуровневое представление, так и конкретные цели, которыми будет руководствоваться команда в дальнейшем.
Шаг 2: анализ информационных систем
Следующий шаг начинается с определения систем, которые необходимо изучить, чтобы подтвердить или опровергнуть гипотезы. После этого нужно извлечь данные из ИС для дальнейшего использования. Минимально бизнесу нужно 3 типа данных: идентификатор случая, шаги и отметки времени (потому на начальных этапах не нужно извлекать дополнительные атрибуты).
Шаг 3: создание журналов событий
Имея на руках результаты исследования ИС, можно создать базовую модель данных в
3 шага:
- проверка чистоты данных,
- создание простейшей версии события,
- проверка соответствия версии исследуемому процессу.
Важно отметить, что на этом этапе нужно верифицировать данные, что гарантирует точность последующих выводов и их исходное совпадение с реальным положением дел.
Шаг 4: создание эталонной модели БП
Здесь необходимо выйти за границу первичного понимания процесса и детализировать его, чтобы создать «идеальный образец».
Стоит отметить, что этот шаг необязателен – всё зависит от контекста и выявленных в прошлых фазах гипотез. Но именно этот этап даёт понимание, как должен работать процесс (модель «to be»), которое можно сравнить с тем, как он выполняется в реальности.
Шаг 5: анализ
Используя информацию, собранную на предыдущих этапах, можно приступить к исследованию процесса в рамках следующих критериев:
- частота выполнения,
- время,
- наличие «узких мест»,
- соответствие идеальной модели.
Хороший инструмент позволяет визуализировать эти факторы, видеть, где именно возникают проблемы, и представлять данные таким образом, чтобы любая заинтересованная сторона могла их легко понять.
Шаг 6: поиск возможностей
Наконец, необходимо взять то, что удалось узнать с точки зрения выполнения процесса, и преобразовать эту информацию в его реальное улучшение. Этот шаг возвращает к первоначальному вопросу: как выглядит хороший БП? И каковы факторы, сдерживающие его развитие? Ответы на них помогут решить, какими должны быть дальнейшие действия. В зависимости от ситуации это может означать автоматизацию определённых участков процесса. Или добавление сотрудников для устранения «узкого места».