Отдел по работе с кредиторскими задолженностями (Accounts Payable, AP) финансовых компаний начинает свою работу после того, как счет был одобрен для оплаты. В обязанности специалистов входит:

• обработка и проверка операций между организацией и ее клиентами;
• своевременная оплата счетов (а не товаров и услуг, как принято считать многими);
• контроль за различными отделами и ИТ-системами, через которые проходит выставленный счет.

Каждая из перечисленных задач является сложной. Кроме того, AP имеет множество уровней регулирования, аудиторских требований и принципов, обеспечивающих точность итоговой отчётности или архивирования. 

При помощи технологии process mining становится возможным визуализировать полный процесс AP, отобразить все шаги на пути от получения счета до его оплаты. В конечном итоге это позволяет своевременно завершать операции, мгновенно принимать меры по предотвращению возникающих проблем в процессе, сохраняя финансовую ликвидность компании. 

Вот пять факторов, почему process mining полезен в работе с кредиторскими задолженностями: 

1.  Возможность воспользоваться денежными компенсациями

Process mining помогает значительно экономить.Технология позволяет найти счета, по которым компания упустила денежные скидки, а затем предоставляет картину процесса, чтобы понять, в какой период времени возможность денежной компенсации была потеряна. 

Глубинный анализ процессов дает возможность создать собственный план, который позволит получить как можно больше скидок и сэкономить как можно больше средств.

2.  Сокращение периода кредиторской задолженности (DPO)

Process mining помогает оптимизировать процесс движения денежных средств за счет сокращения времени, которое требуется компании для оплаты счетов и выставления их поставщикам или вендорам.

PM может связать соответствующие данные с вашим процессом. Благодаря этому компания имеет возможность проанализировать неоплаченный счёт или закупку, затем изучить вопросы «Кто?», «Что?», «Где?», «Когда?» и «Почему?». 

Например, ошибки в счетах-фактурах, такие как неверно указанные суммы или данные вендоров, могут оказывать негативное влияние на оборотный капитал компании. 

Process mining способен обнаружить несвоевременные поставки от поставщиков, что позволит пересмотреть условия будущих контрактов или платежей. 

Кроме того, можно обнаружить, что в определенный период возникают проблемы со своевременной оплатой счетов, что влияет на ликвидность. PM позволяет скорректировать сроки погашения платежей или сделать заказ в другое время, если это возможно.

3. Устранение дублирования платежи

Значительное количество организаций, в основном крупных, позволяют проводить платежи сотрудникам, не входящим в AP-отдел. Это создает ситуацию, когда оплата выполняется одним и тем же пользователем. 

Аналогично поставщики (иногда не по своей вине) выставляют несколько идентичных счетов-фактур. С помощью process mining отдел AP может моментально выявлять такие случаи.

4. Контроль своевременной оплаты

Визуализация сроков от поступления платежа до оплаты и оповещения в реальном времени о необходимости совершения операций – также одна из возможностей process mining.

В среднем очень много времени уходит на обработку счета с момента его получения до момента оплаты и архивирования, а несвоевременные инвойсы являются основной причиной задержки платежей. Технология может точно определить количество дней, потраченных впустую на ручной труд, когда поставщики все еще платят по бумажным счетам. 

5.  Соблюдение соглашения об уровне услуг (SLA)

Высокая скорость бесконтактной обработки выставленных счетов влияет на вышеупомянутые KPI. Устранение ручных операций снижает затраты команды AP и сокращает время обработки счетов. Это высокоэффективная и результативная функция для финансовых компаний.