Раньше совершенствование бизнес-процессов базировалось на гипотезах и длительных и трудоемких исследованиях, проводимых вручную. Сейчас у компаний есть доступ к инструменту оптимизации процессов на основе данных – их анализу.
С появлением технологии process mining процесс существенно упростился, ускорился и стал многократно эффективнее. Но вопросов и заблуждений до сих пор достаточно. Развеем их.
- Заблуждение № 1: process mining заменяет людей.
Поскольку process mining анализирует данные из журналов событий, то может заменить длительную и подверженную ошибкам работу по совершенствованию бизнес-процесса, когда аналитик должен опросить заинтересованных лиц, теневых сотрудников и собрать данные о времени, затраченном на каждый шаг. Технология экономит так много времени, но это не значит ли это, что человек становится совсем неуместным.
Первое, что нужно помнить: process mining – это инструмент, а не сотрудник. Это набор возможностей, позволяющих получать более быстрые и точные сведения. Вместо того, чтобы полностью заменять сотрудников, этот инструмент позволяет им тратить меньше времени на отслеживание этапов процесса и больше времени на его улучшение.
Во-вторых, инструмент анализа процессов дает информацию, но нужна команда, которая может интерпретировать собранные данные. Что еще важнее, необходим план перехода от анализа к действию. Это, вероятно, будет включать в себя постоянное проектирование, автоматизацию и оптимизацию, а также координацию управления изменениями и масштабирование действий к другим процессам.
- Заблуждение № 2: процесс можно выстроить только один раз.
Процессная аналитика предоставляет возможность для непрерывной оптимизации. Это больше, чем один проект улучшения с датой начала и окончания. Можно подумать, что работа закончена, когда процесс изучен и оптимизирован. Но на самом деле необходимо регулярно проводить повторный анализ.
Process mining помогает понять, достигаются ли цели, ради которых совершенствовался бизнес-процесс, а также упростить выявление дополнительных областей, требующих оптимизации. Также зачастую обнаруживаются новые проблемы – например, непреднамеренное создание «дубля» в процессе или возникновение неожиданного «узкого места». Таким образом, люди и process mining могут работать рука об руку, создавая непрерывный цикл улучшения процессов.
- Заблуждение № 3: process mining субъективен.
Процессная аналитика заменяет субъективные элементы, которые присутствуют в традиционных методах оптимизации процессов. Вместо того, чтобы опрашивать заинтересованные стороны, отслеживать этапы и выявлять источники задержек, сотрудники получают объективный способ увидеть процесс таким, какой он на самом деле, а не в их представлении.
Входные данные поступают из систем компании, которые отслеживают, когда и какие именно действия происходят в журнале событий. Используя эту информацию, process mining воссоздает модель реального процесса.
- Заблуждение № 4: process mining дает глубокое понимание каждого процесса сразу.
Данная технология – не то, что можно использовать на глобальном уровне. Это означает, что невозможно анализировать все процессы компании одновременно. Лучше всего подобные инструменты работают с одним процессом за раз, анализируя и извлекая информацию. Таким образом можно параллельно изучать несколько процессов, и это разумно. Один процесс может иметь множество подпроцессов, и такая картина типична для крупных компаний. Поэтому гораздо проще и эффективнее анализировать сложные процессы по частям, а затем масштабировать полученные знания.
- Заблуждение № 5: process mining дает обзор производительности.
Информация, полученная в ходе анализа процессов, не покажет, кто плохо работает в компании. Обнаружится «узкое место», которое объяснит спад производительности.
Вместо того, чтобы выявлять проблемы с производительностью сотрудников, process mining дает возможность диагностировать и устранять неэффективности, что помогает работникам лучше выполнять обязанности. Возможно, неэффективный процесс зависит от ресурсов, и людям приходится ждать несколько дней, чтобы выполнить поставленные задачи. Возможно, процесс утверждения/согласования медленный. Таким образом технология помогает выявить реальные причины проблем с производительностью, чтобы в дальнейшем решить, как их исправить.
- Заблуждение № 6: process mining сам исправляет все отклонения в процессе.
Process mining – не панацея от всех проблем. Скорее, это инструмент диагностики, как рентген или УЗИ. При его использовании появляется прозрачность и понимание того, что происходит в компании.
Полученная информация дает возможность предпринять необходимые шаги для исправления и улучшения рабочих процессов. Например, роботизированная автоматизация процессов (RPA) позволяет избавить сотрудников от выполнения монотонных и трудоемких задач.
- Заблуждение № 7: технология process mining – временное увлечение.
Существует мнение, что process mining – одна из тех технологических тенденций, которые исчезнут. Однако Polaris Market Research прогнозирует, что к 2030 году мировой рынок программного обеспечения для интеллектуального анализа процессов будет расти со среднегодовым темпом роста 49%. Эта технология заполняет пробел на рынке, поскольку компании понимают, что им необходимо добавлять непрерывную оптимизацию в свою стратегию управления бизнес-процессами, особенно если они хотят идти в ногу со своими конкурентами или превосходить их. Несмотря на то, что существует множество способов сократить расходы и повысить производительность, применение process mining является одной из первых объективных стратегий, основанных на данных, которые помогают понять, что происходит в бизнесе на самом деле.По материалам Appian