Залог успеха любой компании – своевременный качественный внутренний аудит: от того, насколько грамотно налажены бизнес-процессы, зависят темпы развития фирмы. 

Решение о проведении аудита определяется несколькими факторами:  

• разделение функций управления бизнесом;
• масштабы и многопрофильность компании;
• вероятность рисков, зависящих от рода деятельности организации.

Когда бизнес небольшой, руководитель держит во внимании все его тонкости и нюансы, не упуская деталей. Но с масштабированием и усложнением бизнес-процессов может сложиться впечатление, что управленец по-прежнему в курсе всех дел, хотя компания стоит на месте. Именно в этот момент и требуется внутренняя проверка. 

При аудите собирается вся информация по каждому аспекту работы компании. Исследование дает возможность посмотреть на все “свежим взглядом”, оценивая качество исполнения принимаемых решений.  

Помимо плановых проверок, которые должны проходить не менее раза в год, существуют ситуации, когда внутренний аудит бизнес-процессов жизненно необходим для компании: 

• регламентация бизнес-процесса. Аудит проводится для сравнения смоделированных (задокументированных) процессов с фактическими. Как правило, проверку нужно проводить не сразу после внедрения регламентов, а после тестирования процесса; 
• внеплановые ситуации. Например:

• серьезный сбой БП;
• необоснованный рост штата и затрат на него; 
• большое количество неактуальных позиций в номенклатуре; 
• потери клиентов; 
• несоответствие количества потраченных ресурсов на клиентов уровню приносимого ими дохода; 
• резкий скачок задолженностей компании из-за падения эффективности. 

И чем больше бизнес, тем ценнее проведение внутреннего аудита бизнес-процессов.

Аудит бизнес-процессов

Анализ БП проводится в форме ревизии каждого процесса компании с целью поиска и дальнейшего устранения недочетов и ошибок. Аудит бизнес-процессов дает возможность убедиться, что механизмы деятельности компании объективны и актуальны.

Проверка бизнес-процессов проходит в несколько этапов:

1. Подготовительный. Описание БП, составление техкарты интервьюируемого  лица.
2. Предварительное изучение. Ознакомление со структурой бизнес-процессов, сравнение их с актуальной стратегией компании, выявление рисков.
3. Главный этап. Поиск основных бизнес-процессов, применение к ним аудита, их подробный экономический анализ.
4. Завершающий этап. Вывод о том, насколько эффективны бизнес-процессы.

Но перед очередным аудитом специалисты, проводящие проверку, часто сталкиваются сразу с несколькими проблемными вопросами:

• Как выполнить аудит быстро?
• Как, получая новую информацию, делать правильные выводы о проверяемой области?
• Каким образом обработать большие данные, появившиеся в процессе проверки бизнес-процессов, при ограниченном объеме ресурсов аудиторской группы?

Специалисты вынуждены искать такие решения, которые помогли избавиться хотя бы от некоторых проблем. 

Технология process mining позволяет изучить реально протекающий бизнес-процесс, обрабатывая его цифровые следы, которые регистрируются в информационных системах. Например, если менеджеры по продажам используют в работе CRM и отмечают в ней этапы работы с клиентами с момента первого контакта до заключения сделки, то достаточно лишь “забрать” историю взаимодействия из системы. Опираясь на эти данные, станет возможно:

• увидеть действительную картину процесса от начала до конца;
• получить статистику о том, сколько длится заключение сделки;
• понять, насколько загружен персонал.

Подробность истории и объем данных могут быть совершенно разными: реально провести анализ единоразовых сделок либо разделить их по категориям, посмотрев на общую картину процесса.

С process mining становится возможным:

• избежать ограничений по выборке данных, подлежащих анализу; 
• повысить объективность и обоснованность выводов;
• минимизировать сроки интервьюирований.

Практика показывает, что аудит процессов с использованием процессной аналитики снижает трудоемкость на 20% благодаря сокращению затрат на анализ информации о процессах. 

Специалисты отмечают рост авторитета аудиторского заключения. Противоречить данным из систем невозможно, следственно, претензий к выводам аудитов не бывает.