Роботизированная автоматизация процессов (RPA) развивается с большой скоростью. Еще недавно компании уделяли внимание только отдельным процессам, а сейчас все более актуальна комплексная роботизация. Однако быть эффективными – не значит только лишь использовать современные технологии, важно понимать, какую пользу они могут принести.

По мнению экспертов, количество компаний, использующих роботизацию, с каждым годом увеличивается, и объем процессов, выполнение которых доверяют роботам,  растет. При этом, если раньше по проценту внедрения технологии RPA лидировали финансовые организации, то теперь круг отраслей стал шире за счет промышленности, энергетики и добывающих компаний. 

Эффект Robotic Process Automation

RPA – это система, состоящая из модулей под управлением общей платформы. Именно она распределяет работу ботов, приводит их в действие по необходимости и предоставляет полную картину того, как работают компоненты системы (графики, отчеты).

Автоматизируя рутинные операции, становится возможным увидеть, проанализировать и равномерно распределить нагрузку среди специалистов компании. Благодаря технологии сотрудники смогут уделить внимание задачам, требующим высокого интеллекта и творческого потенциала. 

RPA повышает бизнес-эффективность за счет следующего:

• экономия. 

Боты занимаются сбором, анализом и классификацией данных, тем самым минимизируют трудозатраты.

Крупная отечественная транспортная компания использует ПО, генерирующее данные в один документ, и автоматически пересылает заинтересованным клиентам. Возможности данного процесса приравниваются к 4000 FTE в месяц;

• сокращение времени обслуживания.

Международное добывающее предприятие внедрило систему, взявшую на себя работу специалиста бэк-офиса: когда сотрудник компании завершает беседу с потенциальным клиентом, она вносит данные в CRM; 

• интегрирование.

Программные боты могут стать соединительным звеном одной цепочки, состоящей из нескольких систем. Обычно между собой эти системы интегрироваться не могут. 

Анализ бизнес-процессов

Роботизация включает в себя несколько этапов. Понять, какие именно процессы требуют автоматизации, можно, изначально проанализировав их. Важно ответственно отнестись к данному этапу, это повлияет на эффективность целого проекта. Цель – обнаружить однотипные операции и изучить их, чтобы понять, получится ли внедрить RPA.

Существует несколько технологий поиска процессов для внедрения RPA:

1. Изучение бизнес-процессов.

Данная технология, в свою очередь, осуществляется разными методами. Оба имеют общие метрики, которые являются основой для оценки возможности и эффективности роботизации:

• аудиторская проверка.

Это полный анализ имеющихся процессов в каждом из отделов. Все операции исследуются по нескольким параметрам: насколько она трудная, число участников, значимость качества, цена ошибок и т.д. Полученные данные позволяют выявить ТОП процессов для роботизации в каждом отделе. После этого изучается финансовая часть данных для понимания экономического эффекта RPA.

К примеру, у банковского сотрудника уходит 20 минут на обработку одной заявки на получение кредита. Чем больше клиентов, тем дольше. Бот способен выполнить ту же задачу в несколько раз быстрее, тем самым сэкономив время и деньги; 

• workshop. 

Здесь также выявляется ТОП процессов, каждый из которых заносится в матрицу категорий. Для всех фрагментов матрицы применяются разные технологии автоматизации. Затем начинается поиск способов оптимизации процессов. По мере нахождения способа процесс перемещается в другую часть матрицы. В конце принимается решение о последовательности роботизации БП. 

2. Анализ кейсов.

Технология для ускоренного выявления способов роботизации: 

• собираются количественные и качественные характеристики определенных операций;
• определяются несколько оптимальных кейсов роботизации;
• формируются отчет о перспективной экономии и список популярных типов задач в отделе;
• проводится анализ ожидаемых финансовых показателей;
• принимается решение.

При условии, что бизнес-процесс протекает с участием ИС, становится возможным провести анализ дублирующих операций при помощи технологий. К таким относится 

Process mining – технология глубинного анализа БП. Process mining использует данные, полученные из информационных систем компании, и восстанавливает протекание реального бизнес-процесса. Процессная аналитика позволяет получить максимально точное, полное и детальное понимание работы компании, а также выявить «узкие места», отклонения прописанных сценариев и неэффективные БП, требующие оптимизации.

Это делает process mining надежным инструментом не только для улучшения БП, но и для выявления операций, которые подошли бы для внедрения RPA.