Существует мнение, что управление финансами – достаточно проблемная область для изучения и анализа. В бизнесе множество факторов, которые оказывают влияние на финансовую составляющую компании. Операции проходят через несколько отделов, из-за чего сложно добиться прозрачности единого процесса. Но это только на первый взгляд.

Для решения этой задачи нужен способ получить все эти данные и аккумулировать их на одной платформе, чтобы точно контролировать ключевые показатели эффективности, которые влияют на уровень расходов и могут увеличить оборотный капитал. 

Технология process mining способна устранить «трения» в финансовом отделе благодаря анализу процессов в режиме реального времени и постоянному совершенствованию. Это дает возможность сэкономить средства за счет дополнительного оборотного капитала с помощью автоматизации и действий на основе искусственного интеллекта, которые сокращают время обработки и устраняют «узкие места». Таким образом становится проще контролировать процесс для получения достоверных отчетов и соответствия регламентам, а также искоренить дублирование отчетной информации, улучшая адаптацию пользователей к ERP-системе.

Проблемы в управлении финансами

• Excel для составления отчетности

Начнем с того, что целостность данных в ERP-системе жизненно важна для отчетности. Однако внедрения ERP зачастую оказываются сложными и до половины проектов не оправдывают ожиданий. Смоделированные процессы не совпадают с реальностью, а существующие вынуждены подстраиваться под систему. Следовательно, сотрудники пропускают поля при заполнении документов, вносят не достоверную, а необходимую для того, чтобы отчетность «сошлась», информацию и используют Excel параллельно с системой.

• Ошибки человеческого фактора

Кредиторская и дебиторская задолженности отвечают за оптимизацию оборотного капитала. Как правило, клиенты, оплачивающие цену со скидкой наличными, независимо от просроченных сроков оплаты, длительного времени выставления счетов и доработок, вызванных опечатками и неправильными ссылочными номерами, задерживают процесс получения денег. В то же время кредиторская задолженность борется с задержками из-за ошибок «человеческого фактора», что ставит под угрозу своевременные платежи и формирование скидок для клиентов. 

Возможности process mining для качественного управления финансами

Технология process mining позволяет получать реальные данные из информационных систем компании, анализировать их и реагировать на изменения realtime. Такие особенности позволяют:

• обеспечить соответствие требованиям и формировать надежную отчетность.

Процессная аналитика демонстрирует, как на самом деле протекают процессы в компании. Таким образом понятны точки, где возникает задваивание информации и отчетности, становятся очевидными возможные улучшения, которые помогут избежать дублей, а пользователи могут быстрее адаптироваться к использованию системы;

• оптимизировать оборотный капитал.

Имея четкие основания, легче наметить план улучшения функционирования бизнес-процессов – исключение лишних этапов или автоматизация рутинных задач. Это позволяет сократить время обработки заявок, контролировать сроки оплаты и верно рассчитывать размеры скидок для клиентов, опираясь на актуальную информацию;

• настроить «бесконтактное» выставление счетов.

Интеллектуальный анализ процессов выявляет возможности для автоматизации процесса, что ведет к «бесконтактному» выставлению счетов. Сокращение ручного труда и связанного с ним количества ошибок в процессе позволяет команде сосредоточиться на важных задачах, требующих человеческого мышления, а не рутинной работы;

• исключить дублирование оплат.

Современные инструменты process mining позволяют настроить сценарии реагирования на те или иные события, происходящие в системе. В комбинации с искусственным интеллектом технология позволяет обнаруживать дважды оплаченные счета и предотвращать такие платежи в будущем.