Пандемия перевернула мир: массовый переход на удаленную работу повлиял на систему корпоративных коммуникаций, внедрение новых инструментов и перевод документооборота в «цифру». В такое непростое время для преодоления кризиса компаниям как никогда важны устойчивые и отлаженные внутренние процессы.  

Внутренние процессы как хранилище резервов

Компании с опытом по исследованию и оптимизации собственных процессов проще адаптируются к жестким кризисным реалиям и находят способы смягчить их воздействие на основную деятельность. Понимание необходимости этого шага для многих стало внезапным: ведь важным оказалось не только выявить проблемные бизнес-процессы и скрытые резервы, но и убедиться в надежности других. 

Уникального и универсального способа для управления внутренними процессами компании во время кризиса не существует, однако внедрение инструментов процессной аналитики позволит: 

• Достичь глубокого понимания бизнеса

Вы знаете, как работаете?

Глубинный анализ внутренних процессов дает понимание, как функционирует бизнес не в виде красивых таблиц на бумаге, а на самом деле. Модель «As Is» строится, формируя реально протекающий процесс. При сравнении с регламентами станут очевидны все «узкие места». Их решение даст возможность не только создавать новые, более эффективные сценарии протекания процесса, но и быстрее реагировать на любые изменения. Кроме того, зная все тонкости и нюансы внутри компании, «отвечать» кризисным условиям будет проще.

Piraeus Bank, крупнейший греческий банк, признал, что используя инструмент process mining, им удалось «вывести из тени» все узкие места за 5 минут: главной проблемой оказалось отсутствие стандартизации процесса потребительского кредитования и неэффективная вариативность его протекания. 

• Обеспечить непрерывность процесса

Если ситуация непостоянна, и реагировать на все изменения оперативно невозможно, то в таких условиях гарант спокойствия – устойчивость внутренних процессов. Это означает, что все операции четко смоделированы и понятны исполнителям, а клиенты получают полноценный фидбэк и поддержку даже в сложных обстоятельствах.

• Сохраняйте связи между сотрудниками

Тот случай, когда термины «изоляция» и «самоизоляция» играют против вас. Налаженные коммуникации – ключ к эффективному управлению процессами. Единство коллектива важно само по себе, а в условиях распределенных команд становится бесценным. Станьте оплотом спокойствия и стабильности. Ваши сотрудники должны быть уверены в завтрашнем дне. 

• Учитесь адаптироваться

Если вы действительно знаете, как протекают ваши внутренние процессы и все их «подводные камни», то следующий шаг – понять, смогут ли процессы справиться с предложенными изменениями. Это сложно, когда необходимость преобразований вызвана внешними факторами, однако дает платформу для новых возможностей и решения задач, диктуемых изменяющейся средой.

• Прогнозируйте аккуратно

Последствия кризиса отражаются как в краткосрочной перспективе, так и в долгосрочной. И принимать решения необходимо, основываясь на точных данных, а не на гипотезах.  Технология process mining, базируясь на достоверной информации из используемых в работе систем, предоставляет подробную информацию, которую можно использовать при моделировании процессов и формировании цифровых двойников. 

Логичный вывод: стоять на месте нельзя, а движение вперед подразумевает использование новых методов и технологий. А ответ на любой вопрос даст цифровая трансформация. Кризис – время не только трудностей, но и возможностей.

Моделирование процессов

Моделирования бизнес-процессов коснулись не просто так: при замедлении одних, «первую скрипку» начинают играть критически важные. Их моделирование и оптимизация дают представление не только о последовательности различных действий и операций, но и основу для рассмотрения будущих оптимизированных процессов при одновременном учете таких ключевых моментов, как соответствие стандартам ISO, обеспечение качества и опыт работы с клиентами.

Все это можно получить при помощи процессной аналитики: четкий доступ к шагам и ролям, специфичным для каждого из процессов. Это позволяет быстро и с полным знанием фактов реагировать на масштабирование важных из них. Если вдруг информация, которой вы располагаете, кажется несогласованной, то process mining на основе точных данных даст доступ к его сквозному моделированию, выделит изменения в текущем процессе и определит наиболее эффективный сценарий дальнейших преобразований. 

Интересным кейсом поделилась компания Lyric Robot, ведущий китайский поставщик интеллектуального оборудования и национальных высокотехнологичных предприятий. В течение года численность сотрудников увеличилась на 150%, что повлекло серьезную нагрузку на Big Brand, программное обеспечение для создания потоковых диаграмм. Кроме того, отсутствовал репозиторий данных. Компания прибегла к моделированию существующих производственных процессов – от закупки сырья до проектирования и фактической сборки продуктов. Итог внедрения – процессы стали понятны, что резко повысило их прозрачность. 

Симуляция процесса для принятия управленческих решений

Отлично. Вы считаете, что ваши процессы отлажены и прозрачны: работают «как по часам» на постоянной основе, их исполнители четко понимают что, где и как происходит. Другой вопрос: а вы уверены, что так будет всегда? Что в стремительно меняющихся ситуации и условиях все будет продолжать работать в таком же режиме? 

Кризис – время изменений, и не исключено, что они могут коснуться оптимизации штата или падения спроса. Цель симуляции – проверка сценария работоспособности и эффективности протекания процесса в непредвиденных обстоятельствах. 

«Цифровой» бизнес

Миром правит удаленка. До сих пор. Коммуникации, партнерские и командные отношения плотно связаны с видеоконференциями – в Slack, Zoom, Skype и т.д. Все это полностью переносит бизнес в «цифру». 

Риск того, что потеряется важная информация или не будет полного понимания друг друга, велик.  На уровне организации это может нести следующие последствия:

• потеря производительности;
• новые “узкие места”;
• потеря соответствия;
• задержки обработки.

Процессная аналитика – решение этих проблем. Визуализация процесса обеспечит прозрачность вашей операционной реальности и найдет все «узкие места», отклонения от регламента и то, что важно не только в «цифровом» формате работы, но и в очном.

Как уже упоминалось выше, дистанционная работа нарушает межкомандное сотрудничество, и поддержание высокого уровня согласованности и эффективности во всей организации приобретает новое значение. Чтобы отслеживать процессы от точки к точке и обеспечивать их сквозное выполнение, превратите свои модели бизнес-процессов в стандартизированные рабочие процессы, которые могут быть развернуты по всей организации и выполняться одинаково, независимо от того, где находятся сотрудники.