Развитие технологий и тенденция к всеобщей цифровизации приводят к тому, что большинству организаций, как крупных, так и небольших, необходима система для автоматизации бизнеса. Это должно быть комплексное средство управления, которое бы объединяло все бизнес-процессы в рамках одной системы и включало в себя все аспекты их деятельности: производство, учет кадровый и материальных запасов, планирование, управление взаимоотношениями с клиентами, поставщиками и партнерами. Таким параметрам соответствует особое программное обеспечение  – система планирования ресурсов предприятия – ERP.

Описание

Основное достоинство ERP в её способности агрегировать разрозненные информационные потоки организации, синхронизировать их и таким образом интегрировать все бизнес-процессы предприятия в единое информационное пространство. В результате упрощается планирование и контроль деятельности организации, обеспечивается сквозная аналитика.

ERP содействует обмену данными между всеми подразделениями внутри компании, а также обеспечивает информационную поддержку и взаимосвязь с партнерами.

Процесс внедрения сложный, от правильности его организации зависит успех дальнейшей эксплуатации программного комплекса.

Вне зависимости от того, с использованием какого подхода будет внедряться ERP-система – детального и жесткого планирования или гибкого Agile, процесс внедрения ERP-системы проходит несколько этапов:

• определение необходимости системы, постановка целей и задач

Заказчик внедрения должен четко понимать, какие процессы требуют автоматизации и почему, какие результаты в итоге должны быть достигнуты.

• выбор ERP—интегратора и методологии внедрения

Важно, чтобы партнер по внедрению был экспертом в той сфере бизнеса, где применяется ERP-система.

• создание технического задания для проекта

Техническое задание – план действий, основанный на тщательном анализе существующего состояния предприятия и протекающих бизнес-процессов. От полноценного описания бизнес-процессов зависит эффективность дальнейшего внедрения в целом.

• подготовка IT—инфраструктуры компании для внедрения

Сюда включается увеличение пропускной способности локальных сетей, настройка процесса взаимодействия между подразделениями и между уровнями управления, подготовка персонала к изменениям и формирование готовности сотрудников работать в соответствии с правилами информационной системы.

• запуск проекта и его поддержка

Программное обеспечение устанавливается на рабочие места сотрудников. Осуществляется настройка прав доступа и отчётов. Производится загрузка рабочих данных и справочной информации из старой системы, файлов Excel и т. п. Подготавливаются инструкции по работе в системе и определяется группа ключевых пользователей, ответственных за помощь в освоении функционала системы.

Сложности внедрения ERP-систем

При внедрении системы ERP часто приходится сталкиваться с рядом трудностей, потому что ERP – это многоуровневая технологически сложная система с очень широким функционалом. Существует ряд ограничений процесса внедрения, источниками которых являются:

• заказчик

Непонимание конечной цели внедрения и, как следствие, сопротивление персонала изменениям могут привести к тому, что новая информационная система будет существовать в «параллельной реальности», а оперативный учет будет вестись по старинке в Excel.

• исполнитель

Успех внедрения во многом зависит от качества и полноты технического задания. Однако ERP-интегратор может не обладать достаточным опытом и  компетенциями, чтобы досконально разобраться во всех нюансах бизнес-процессов компании для составления грамотного и четкого проекта внедрения.

• внутренние возможности самой ERP—системы

Серьезным ограничением внедрения может стать невозможность масштабирования ERP-системы на большее количество пользователей, чем было заявлено при составлении проекта. Если есть недостающие модули в информационной системе, их можно либо доработать, либо применить отраслевое специализированное решение. Но в случае необходимости увеличения числа пользователей системы при условии, что предел того количества, которое система может поддержать, уже достигнут, не поможет ни добавление дополнительного модуля, ни увеличение производительности сервера.

Результаты внедрения ERP—системы на предприятии

ERP – система с непростым функционалом и задачами. Перед тем, как принять решение о ее приобретении и внедрении, необходимо четко понимать, каких в итоге нужно достичь целей, сопоставить трудоемкость процесса ее освоения и желаемые результаты. Но если компания поставила перед собой задачу качественного улучшения и ускорения протекания бизнес-процессов, их оптимизации, ERP-система станет эффективным помощником в ее достижении.Результаты внедрения ERP-системы зависят от конкретной отрасли и специфики предприятия. Однако, все они в конечном счете сводятся к тому, что благодаря автоматизации и алгоритмизации бизнес-процессов предприятия, повышается эффективность взаимодействиями между подразделениями, результативность расходования временных, материальных и кадровых ресурсов.