Зарубежный бизнес давно и успешно ведет предметную работу в части совершенствования процесса закупок. Топ-менеджмент понимает, что необходимо акцентировать внимание на изучении этого процесса, распределить ответственность с учетом компетенций и автоматизировать рутинную работу. Российский бизнес пока только начинает наводить порядок в сфере закупок, по нашим подсчетам, среднестатистическая компания может экономить порядка 23% заложенных средств при исключении ошибок. Поговорим о том, как этого добиться.
Успешный процесс закупок включает в себя этапы, которые позволяют обеспечить компанию всеми необходимыми ресурсами для отлаженной бесперебойной работы. Основная цель – создать максимально быструю, безопасную и экономически эффективную цепочку производственных ресурсов. К сожалению, в той или иной степени, взаимодействие отделов по поиску подходящего поставщика, проведению переговоров по контрактам, минимизации расходов дает сбой, что негативно сказывается на реализации процесса, затягивает и удорожает его. Не исключаем мошеннических действий, к сожалению, они имеют место быть, но застраховаться от них реально.
Актуальные проблемы процесса закупок
Только понимая наиболее актуальные проблемы процесса закупок, вы сможете предпринять необходимые меры для его успешной реализации. Мы провели опрос среди клиентов и партнеров компании и составили список наиболее актуальных проблем.
- Медленная обработка счетов
Одной из самых проблемных зон процесса закупок в российских компаниях остается ручная маршрутизация и обработка счетов. Длительный процесс одобрения может замедлить цикл, усложнить учёт скидок за ранние платежи. Что, ожидаемо, приводит к штрафам за просроченные платежи и оказывает негативный эффект на взаимодействие с поставщиками. Которые имеют полное право удержать товары/услуги пока не будут оплачены счета или, что не менее ожидаемо, начнут просить предоплату.
- Большой риск ошибок
Безусловно, риск ошибки существует в любом процессе, который подразумевает ввод данных. Но если процесс выполняется вручную, процент допускаемых недочетов повышается в десятки раз. Одним из самых трудоемких и критичных в плане частоты совершения ошибок считают ввод данных из бумажных версий счетов или электронных копий в ERP. Стоит понимать, что процесс закупок завязан на финансах, и ошибка может негативно повлиять на оборотный капитал компании. При этом даже если процесс подвергнуть аудиту, будет сложно установить причину и восстановить операции, которые привели к ошибке, и установить исполнителей.
- Высокие затраты на выставление счетов
Здесь речь идет о том, что возникающие ошибки в процессе обработки требуют исправлений, что несет за собой увеличение стоимости одного счета и снижение производительности сотрудников. Порою сумма счета выходит сопоставимой итоговой стоимости ошибок и переделок.
- Отсутствие прозрачности расходов
Быстрый доступ к информации о получении, обработке или оплате счета обеспечивает высокий уровень стабильности процесса и его контроля, которые отсутствуют в ручной системе управления. Прозрачность и наглядность облегчают оценку операций в процессах P2P, разработку необходимых стратегий для их усовершенствования и предоставление единственного источника истины (SSOT) для поддержки процесса принятия решений.
- Осложненный поиск данных
В том случае, когда счета и заказы хранятся в разных местах и извлекаются вручную, быстрый поиск информации может быть затруднителен и невозможен.
И еще одна актуальная проблема, которую мы не выносим в отдельный пункт — мошенничество в сфере закупок. KPMG, консалтинговая компания, составила список наиболее часто встречающихся нарушений закона в компаниях. Так вот, специалисты по закупкам – на втором месте. Самое частое нарушение – закупки по завышенной цене. При этом 71% мошеннических действий случаются по причине слабой системы мониторинга и отсутствия прозрачности процессов.
Как process mining может помочь решить проблемы в сфере закупок
Независимо от того, идет ли речь о закупках, планировании корпоративных ресурсов или выставлении счетов, системы класса process mining проводят учет и анализ всех действий от создания заявки на покупку до оплаты счета с отметкой времени выполнения операции. На основе этих данных из журналов событий системы воссоздают модель всего процесса. Включив дополнительные атрибуты, к примеру, поставщика, закупочную организацию, условия оплаты, даты скидок при ранней оплате, условия транспортировки и прочие метрики, можно увидеть, где совершаются ошибки, периоды времени, когда они происходят, какие сотрудники вовлечены в выполнение этих операций, какие поставщики чаще всего причастны к отклонениям.
Компания Vodafone еще в 2016 году применила технологию process mining для оцифровки процесса закупок. Стоимость внедрения проекта не оглашается, но топ-менеджеры компании уверяют, что окупаемость быстрая. За 6 месяцев Vodafone удалось достигнуть отличных результатов: на 92% повысилась скорость выполнения процесса, на 11% сократились технологические затраты.
С process mining можно отслеживать процесс P2P и наблюдать любые аномалии и даже региональные изменения. И нейтрализовать все факторы риска до момента их наступления.