Анализ бизнес-процессов — это обнаружение бизнес-процессов и их оценка на основе данных. Применяется когда организация независимо от сферы экономической деятельности и формы собственности ставит своей целью улучшить качественные показатели работы, выйти на новый уровень конкурентоспособности путем улучшения или полного реинжиниринга процессов.
Методы анализа бизнес-процессов
Методы анализа бизнес-процессов можно разделить на два типа — качественный и количественный. Эксперты говорят о том, что оба подхода достаточно субъективны и в нынешних условиях правильнее применять технологические решения, например системы класса process mining. Однако, они подходят для внедрения в крупных компаниях с высоким показателем автоматизации. Для небольших организаций ручной метод анализа более приемлем, как менее затратный.
Разберемся в методиках. Качественный анализ основывается на субъективных оценках, например: SWOT-анализ, анализ проблем (выявление проблемных областей), ранжирование процессов (распределение процессов по уровню важности). В то время, как количественный фокусируется на измерении показателей эффективности самого процесса. Сейчас широко используется такие методы количественного анализа, как АВС-анализ, он же операционный, и имитационное моделирование процессов.
АВС — анализ помогает классифицировать ресурсы и основан на принципе Парето, который применяют к финансовой составляющей. Будь то управление продажами или складскими запасами. Задача АВС-анализа заключается в делении показателей, например:
А — наиболее ценные (клиенты или позиции товара). Например: 20 % клиентов, которые приносят 80% продаж.
В — промежуточные и С — менее ценные, например: на 50 % клиентской базы приходится только 5 % реальных сделок.
Имитационное моделирование. Этот метод используют для создания моделей реальных процессов (ситуаций) для последующей манипуляции. Цель, получить понимание, как строятся связи между процессами внутри компании. Этот метод позволяет не только избежать затрат, более ценна возможность увидеть, причинно-следственные зависимости и понять, какие факторы извне влияют на компанию. Имитация проводится с использованием специализированного ПО.
Показатели эффективности бизнес-процесса
Принято выделять следующие показатели эффективности бизнес-процесса:
- Сложность.
- Процессность.
- Контролируемость.
- Ресурсоемкость.
- Регулируемость.
Также к показателям эффективности можно отнести стоимость процесса. Здесь мы говорим о затратах, которые несет компания на исполнение одного цикла процесса. И затраты на обучение персонала, которые несет компания повышая квалификацию сотрудников, которые работают в рамках того или иного процесса.
Process mining
Process mining технология, которую несколько лет назад начали применять для анализа бизнес-процессов. Системы класса process mining строят точные модели процессов основываясь на данных из информационных систем, которые используют в компании. Речь идет о специализированном ПО, применяемом для решения профессиональных задач. Это могут быть 1C, CRM, системы управления проектами и т.д. Таким образом PM воссоздает точную и полную картину течения процессов, демонстрируя отклонения и несоответствия установленным регламентам. Практически каждый проект по внедрению PM состоит из нескольких шагов:
- Определение процесса, который предстоит оцифровать.
- Определение ИС.
- Сбор данных (цифровых следов).
- В случае необходимости обработка данных, например с помощью ETL-инструментов.
- Загрузка данных в систему класса process mining, которая автоматически строит карту процесса.
- Анализ показателей процесса.
- Оптимизация процесса.
Стоит сказать, что оцифровке может быть подвергнут любой процесс: от закупки до платежа (P2P), от заказа до оплаты (O2C), управление движением денежных средств, IT-услугами, кредитами, клиентскими счетами и цепочками поставок (SCM) и т.д.
В 2019 году компания «Сахалин Энерджи» отчиталась о завершении проекта по внедрению технологии PM. Управленцы ставили целью оптимизировать процесс закупок, с помощью системы класса process mining от Celonis удалось добиться 100% прозрачности процесса, повысить его безопасность и снизить риск мошеннических действий.
Стоит сказать, что в России технологии становится более популярной, к ее внедрению прибегают крупные компании из разных отраслей. Известно, что успешные проекты были реализованы в Теле2, МТС, банке ВТБ, Сургутнефтегаз, Газпром Нефть.