Каждый руководитель хочет, чтобы его компания работала, как надежный механизм – отлажено и без перебоев. Для этого управленцы готовы тратить немалые суммы на автоматизацию, роботизацию, чат-боты и другие технологии. Однако все это будет бесполезным, если не провести тщательную подготовку, детальный просчет и аккуратное внедрение. Бизнес должен понимать, зачем ему все это и что получится в  итоге. Управление бизнес-процессами – важный и обязательный параметр, который обеспечит согласованность работы.

Современное управление бизнес-процессами

Тема бизнес-процессов, их моделирования и оптимизации в последнее время стала особенно актуальна в деловых кругах. Единой трактовки термина не существует, однако общий смысл всегда одинаков: это логический порядок выполняемых действий, которые в совокупности помогают получить итоговый результат/продукт, необходимый для компании. 

Нужно понимать, бизнес-процесс не может существовать сам по себе, он появляется в процессе описания, то есть, первое неотделимо от второго. Более конкретно: описание бизнес-процессов – отражение, фотография следующих моментов:  

• чем занимается организация; 
• какие сотрудники что конкретно выполняют, за что отвечают;
• как задачи реализуются на практике;
• для чего конкретно организация выполняет те или иные функции

Отразить схемы работы внутри организации возможно при помощи графиков, таблиц и текстов. Описание является важнейшим аспектом для любой компании, поскольку позволяет регламентировать действия сотрудников, проанализировать и, возможно, оптимизировать их последовательность.

Для выстраивания единой гибкой системы, которая охватывает все аспекты деятельности компании, существует множество классификаций бизнес-процессов. Наиболее общая выглядит следующим образом:

• Управленческие. Сюда можно отнести процессы, направленные на осуществление управления, благодаря которому организация остается конкурентоспособной, стабильно развивается, достигает желаемых целей. Индивидуальными свойствами для подобных процессов являются организация планирования, регулирование текущих задач, редактирование действий, влияющих на производительность 
• Обеспечивающие или вспомогательные – это процессы, выполняющие роль дополнительных для производственных. К примеру, финансовые, HR, закупочные, бухгалтерские и др.
• Производственные. Эти бизнес-процессы – основные, поскольку отвечают за обеспечение организации доходом путем создания продуктов и оказания услуг. В состав производственных процессов должны входить как минимум девять первостепенных. Это объясняется тем, что любому специалисту, даже управленцу, трудно контролировать всю информацию, которая поступает из множества источников. 

Чтобы проще было понять принцип построения схемы бизнес-процессов, нужно обратиться к жизненному циклу продукции: они фактически одинаковы – с момента изучения рынка до конечной цели. Так что же такое  “жизненный цикл бизнес-процесса”? Он содержит в себе несколько пошаговых решений:

• Анализ. Это помогает заранее выявить число “узких мест”, определить, сколько времени и ресурсов потребуется, чтобы выполнить процесс вне зависимости от его классификации; 
• Описание и моделирование. Шаги, подразумевающие под собой четкое разделение процессов, понимание, из каких именно пунктов состоит бизнес-процесс, а какие выходят за его границы. Помимо этого, описательная деятельность способствует определению критериев, по которым дается оценка эффективности. Здесь же документально фиксируется алгоритм осуществления процесса, назначаются ответственные;
• Разработка стратегии помогает избежать прерывания в управлении бизнесом. Это нужно для понимания и описания принимаемых решений, чтобы в дальнейшем избежать неблагоприятных для организации событий;
• Внедрение. Это заранее продуманные и спланированные действия, способствующие обеспечению условий, в которых бизнес-процесс будет работать согласно регламенту; 
• Мониторинг обеспечивает оценку эффективности процессов, сопоставление контроль/качество. По его итогам разработчики зачастую делают несколько шагов назад, а именно: к этапу описания, чтобы внести правки, опираясь на реальные данные. 

На сегодняшний день существует много инструментов, среди которых различные методики, технологии и конкретные программные инструменты, которые помогают конкурировать и быть заметными на рынке. Используя их, становится возможным более продуктивно управлять бизнесом:

• количество лишних действия сокращается, за счет чего происходит экономия ресурсов;  
• обнаруживаются бесполезные функции или обязанности; 
• минимизируются вынужденные/невынужденные паузы и связанные с этим риски;

Есть два основных подхода к управлению: процессный и функциональный.

• Функциональный подразумевает описание предприятия как системы функций, соответствующих разным подразделениям. При таком подходе наибольшее внимание уделяется предметам входа в процесс и выхода, решается вопрос “что конкретно нужно делать?”.
• Процессный помогает взглянуть на компанию как на совокупность технологических процессов. Наиболее эффективен для принятия тактических решений.

Особенности внедрения систем управления бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами при своей актуальности и несомненной пользе подходит не всем. Например, если организация очень маленькая, ее целевая аудитория не определена, она может не справиться с инструментами управления.

Но бизнес растет и развивается, и тогда наступает период, когда гибкость начинает мешать, внося неразбериху в ранее отточенную рабочую схему. Только в этом случае необходим стабильный менеджмент, имеющий централизованное  управление – оно будет основой для принятия дальнейших решений и моделирования и оптимизации бизнес-процессов.