Компании, которые только начинают свой путь к роботизированной автоматизации процессов (RPA), часто сталкиваются с трудностями. Неудачи могут настичь и тех, кто уже давно использует подобные технологии в работе.

В статье – самые распространенные ошибки, связанные с RPA, их внедрением или использованием. А также несколько советов, как избежать проблем, повысить рентабельность инвестиций в автоматизацию и сделать бизнес эффективнее.

1. RPA не соответствует стратегическим целям

Как правило, компании разрабатывают долгосрочные стратегии, направленные на развитие бизнеса, повышение его эффективности и улучшение обслуживания клиентов. Для достижения этого необходимо использовать различные инструменты, в том числе и RPA. Именно поэтому внедрение роботизации всегда должно согласовываться с планами компании. В то же время стратегические цели должны быть эффективными для бизнеса и быть реалистичными с точки зрения возможностей RPA. 

Для помощи в постановке плановых показателей специалисты рекомендуют использовать process mining. Технология позволяет увидеть, где инструменты RPA наиболее перспективны, и сосредоточиться на тех бизнес-процессах (БП), которые принесут наибольшую выгоду от инвестиций в автоматизацию.

2. Информация об RPA не доводится до специалистов

Часто при внедрении роботизации компании чувствуют угрозу со стороны сотрудников, работающих с новым программным обеспечением. Поскольку RPA-боты намного быстрее людей выполняют рутинные задачи, многие специалисты считают, что искусственный интеллект заменит их. Такое непонимание может снизить готовность сотрудников участвовать в реализации инициативы, что увеличит время внедрения и повысит затраты. 

Чтобы этого не произошло, сотрудники предварительно должны быть обучены и проинформированы о планах использования RPA, возможностях технологии. Такие действия помогают снизить сопротивление изменениям и ускорить процесс внедрения роботизации. 

С данными, полученными при помощи process mining, легче объяснить сотрудникам, почему вообще реализована инициатива по RPA. Они могут увидеть визуализацию производительности процессов и оценить достоинства. К примеру, когда время выполнения заказа в перспективе сократится вдвое, почему не внедрить роботизацию как можно скорее? 

3. Неправильно выбранный процесс для RPA

Где внедрить технологию – это, пожалуй, самое важное решение, которое необходимо принять. Если выбрать неправильный процесс, можно впустую потратить время и деньги и неэффективно реализовать RPA.

Не все БП подходят для автоматизации. Вот основные признаки процессов, наиболее подходящих для RPA:

• стандартизированный и зрелый процесс достаточного объема;
• простые задачи, подверженные человеческим ошибкам;
• БП, представляющие высокую ценность для бизнеса;
• процессы, не требующие высоких когнитивных навыков.

Process mining помогает определять оптимальные варианты автоматизации, соответствующие указанным характеристикам. Сравнение показателей RPA, стандартизации процессов и объемов задач в компании дает увидеть, где потребность в автоматизации является критичной.

4. Ошибки в процессах выявляются слишком поздно

Компании сталкиваются с задержками при внедрении RPA из-за неожиданных ошибок в процессе даже после его моделирования. В исследовании PwC говорится, что реализация RPA Proof-of-Concept часто занимает 4-6 месяцев вместо ожидаемых 4-6 недель. Основная причина – люди составляют карту процессов путем опросов и интервью. 

Неизвестные ошибки часто встречаются после начального запуска RPA. Их обнаружение на позднем этапе заставляет возвращаться от внедрения к разработке, что задерживает реализацию проекта и увеличивает затраты. Поэтому сначала нужно глубоко проанализировать бизнес-процессы при помощи process mining, чтобы увидеть все отклонения.

5.  В приоритете – статистика ботов 

Если рассматривать только статистику RPA, теряется из виду влияние роботизации на эффективность всего бизнеса. Нельзя понять, как бот повлиял на время выполнения процессов. 

Process mining помогает мониторить воздействие RPA на процессы, а не только статистику ботов. Благодаря этой возможности реально мгновенно выяснить, работает ли автоматизация так, как планировалось. А главное, появляется уверенность, что компания достигла желаемой цели.