Автоматизация бизнес-процессов (BPA) – это способ повышения эффективности компании и улучшения предоставляемых услуг при помощи внедрения и эксплуатации технологий (программ, устройств). Она предполагает подробное изучение того, как работает бизнес, выявление областей, которые можно улучшить, и поиск эффективных решений для модернизации. 

Многие компании, зная о преимуществах автоматизации бизнес-процессов, уже давно ее используют. Другие, несмотря на необходимость внедрения BPA, не могут прибегнуть к ней в силу финансовых ограничений, кто-то до сих пор консервативен и считает инвестиции в автоматизацию бесполезными. Однако отметим, что в долгосрочной перспективе отказ от внедрения автоматизации процессов обходится дороже, чем фактические затраты в настоящем.

Для чего нужна автоматизация?

Несколько основных причин для внедрения средств автоматизации:

• Отказ от ручного ввода данных. Даже небольшая погрешность при ручном вводе может искать последующий анализ, что приведет к неточному прогнозированию. Оно может иметь разрушительный характер, если связано с финансами или маркетингом. Автоматизация позволяет свести к минимуму необходимость ручного ввода данных, тем самым уменьшая потенциальное количество ошибок;

• Возможность сэкономить. Вследствие сокращения вмешательства человека в тот или иной процесс, появляется возможность значительно снизить издержки и минимизировать (или полностью исключить) сторонние расходы;

• Повышение лояльности команды. По мере устранения рутинных задач при помощи технологий, повышается удовлетворенность сотрудников. Это один из наиболее значимых факторов, влияющих на текучесть кадров во многих компаниях по всему миру;

• Рост эффективности работы сотрудников. Наличие современных технологий и усовершенствованных программных приложений позволяют быстрее добиться лучших результатов;

• Стремление развиваться. Когда компания автоматизирует собственные процессы, бизнес становится экономически устойчивым. Это, в свою очередь, помогает сформировать масштабируемую бизнес-модель, соответствующую растущему спросу на рынке.

Варианты применения BPA

Эксперты советуют компаниям проводить систематизированную автоматизацию процессов, требующих больших затрат ресурсов и времени. В частности сюда можно отнести процессы: ориентированные на клиента; где задействовано много людей; с большим количеством массовых рутинных длительных задач и т.д.

Ниже – несколько сценариев использования BPA, направленных на:

• рутинные и повторяющиеся процессы

Высвободившиеся человеческие ресурсы будут направлены в другие области.

• обучение сотрудников

Применимо для HR-служб Например, сотрудники, желающие повысить свой профессиональный уровень, могут пройти онлайн-курсы, в то время как система отслеживает их прогресс. Это возможно без необходимости физического сопровождения всего процесса.

• исследования

Автоматизированные базы данных облегчают проведение исследований и управление информацией для компаний, которые зависят от Big Data, помогая систематизировать и хранить информацию из конкретной предметной области. К таким относятся организации, занимающиеся изучением климата и погоды, анализом финансовых и страховых рисков, медициной и демографическими исследованиями.

• управление документами

Речь о бизнес-процессах, которые охватывают все этапы от закупки товаров до обработки заказов, а также утверждения бюджета. Подписи, архивирование, а также электронные запросы объединяются в безбумажный и единый процесс.

• ручные задачи, которые связаны с риском или могут привести к травмам

Компании всегда ищут способы уменьшить или исключить необходимость для персонала выполнять опасную работу.

Но вопрос: а какие именно процессы нужно автоматизировать? Традиционно на их поиски компании тратят много времени и средств. Информацию собирают с помощью интервью и семинаров, что дает только субъективную картину о протекании бизнес-процесса. 

Технология Process Mining помогает определить наиболее подходящие и перспективные БП для автоматизации, визуализируя реально протекающие процессы на основе данных из информационных систем компании. Процессная аналитика  дает ответы на вопросы «что происходит в процессах», «когда происходит?» и «почему происходит?»

Кроме того:

• полная картина всех автоматизированных и ручных процессов позволяет узнать, как они способствуют достижению конкретных бизнес-результатов;
• проще понять ценность автоматизации или системных изменений; 
• удается прогнозировать и предотвращать сбои процессов в будущем.