В современных реалиях управление бизнесом подразумевает комплексный подход и быстрое реагирование на изменения. Это касается как внешних факторов среды, так и внутриструктурных процессов. Управление компанией «вручную» делает ее неповоротливой, не готовой к быстрой адаптации и растущей конкуренции. На помощь бизнесу приходят современные информационные технологии в виде программных решений, которые прямо или косвенно влияют на увеличение производительности и прибыли, повышают ее эффективность и конкурентоспособность. 

Оценка необходимости программного решения для управления бизнесом

Чтобы принять решение о приобретении программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов, нужно оценить, насколько это необходимо. Тут могут быть два момента: во-первых, существующее ПО устарело и не обеспечивает необходимый уровень автоматизации, доля ручных операций достаточно высока. Во-вторых, запуск процесса автоматизации тех процессов, которые ранее не были задействованы.

Если в компании ряд операций, например, по занесению данных в информационную систему выполняется сотрудниками систематически, они приобретают рутинный характер. Применяя технологии автоматизации, можно облегчить труд сотрудников, отдав их действия на выполнение машинами. В результате больше времени уделяется единичным, сложным действиям или проектам, которые машинам и программам поручить пока нельзя, повышается производительность и, как следствие, увеличивается прибыль.

Выбирая программное обеспечение для автоматизации, можно обратиться к одному из двух вариантов: типовое (коробочное) решение или индивидуально разработанное. Первое проще внедрить, и стоит оно на порядок дешевле, однако в случае масштабирования деятельности компании дополнительные модули к стандартному решению добавлять проблематично, а иногда и вовсе невозможно. Важно при выборе системы автоматизации сосредоточиться для начала на следующих вопросах:

• какие конкретно бизнес-процессы планируется автоматизировать;
• решает ли система задачи бизнеса;
• каков потенциал донастройки системы, а также возможность интеграции с другими приложениями или сервисами;
• юзабилити интерфейса, простота использования системы;
• как и в какие сроки будет осуществлено внедрение и дальнейшая техническая поддержка, сколько это будет стоить.

Опыт и знания компаний-вендоров и интеграторов программного обеспечения помогут разобраться в этих вопросах и приобрести софт, отвечающий всем необходимым требованиям.

 Цели автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов является одной из важнейших составляющих успешного развития предприятия. Но автоматизация ради автоматизации – это пустая трата времени и ресурсов. Необходимо помнить о целях, ради которых она осуществляется.

1. Экономия расходов на персонал. То, что раньше выполнял целый отдел, сейчас может делать один сотрудник и система автоматизации.
2. Оптимизация сбора информации и ее хранения. Сюда входит автоматизированное занесение данных в информационную систему, оперативная подготовка любых документов для контрагентов и внутренних пользователей, удобное хранение, когда поиск нужной информации не составляет трудностей. Весь объем информации надежно хранится в системе.
3. Моментальное получение отчетов. Если информация хорошо структурирована и систематизирована, руководитель и любое другое заинтересованное лицо могут получить нужные отчеты за любой промежуток времени, сделать срез имеющихся данных. Это увеличивает прозрачность бизнеса.
4. Нивелирование влияния человеческого фактора, проще говоря, попытки избавиться от ошибок. Человек уступает машине в точности выполнения действий – он может устать, отвлечься или плохо себя чувствовать. А машине нужно только подключенное питание. Поэтому типизированные однообразные действия отдают выполнять автоматизированным системам.
5. Повышение согласованности действий между сотрудниками и улучшение качества их работы. Например, сведение в одну базу данных офлайн и онлайн площадок одной торговой сети.
6. Оптимизация рабочего времени персонала. В результате высвобождения времени, которое отводилось на рутинные действия, у сотрудников появляется возможность сосредоточиться на единичных сложных проектах, которые требуют индивидуального подхода.
7. Оцифровка и структуризация бизнес-процессов, их настройка под нужды компании. В результате предприятие становится более гибким и управляемым, а значит, более конкурентоспособным на рынке.
8. Сокращение нерациональных и непредвиденных расходов за счет перехода на более высокий уровень управляемости и прогнозируемости рабочих процессов. В результате улучшаются финансовые показатели, а это главная цель деятельности любого коммерческого проекта.

Системы для автоматизации бизнес-процессов, которые представлены на российском рынке

На российском рынке представлено множество различных систем для автоматизации бизнес-процессов  – как готовых решений, так и настраиваемых разработок под конкретные потребности компании.

Вот что предлагается в зависимости от сфер применения ПО:

1.  Автоматизация управления общими бизнес-процессами (юридическое и бухгалтерское сопровождение, стратегический менеджмент, бюджетирование). К такому виду систем относятся:  «1С: Предприятие», SAP ERP.

2.  Сфера производства (снабжение и сбыт, логистика, производственный процесс). Здесь применяются: Галактика ERP, Парус ERP, «Крафт», УСУ, модули AVA ERP, VOGBIT, Sage, Супер Склад, «Склад и Реализация».

3.  Для решения задач маркетинга и продаж представлены CRM-системы: Oracle SCM, SAP Ariba Buying and Invoicing, Галактика AMM, «1C:Битрикс24».

4. SCM-системы управления поставками представлены следующими ПО: Oracle SCM, SAP Ariba Buying and Invoicing, Галактика AMM.

5.  Для автоматизации управления персоналом в компании можно воспользоваться следующими ПО: БОСС. Кадровые системы, Корпорация Галактика, Инэк «1С: Зарплата и Управление Персоналом», Oracle/Управление Персоналом.

6. Системы автоматизации проектирования бизнес-процессов (Project Management): Trello, MS Project, Jira, Wrike.

 Каждая из представленных систем автоматизации имеет свои плюсы и минусы. Разобраться во множестве решений без профессионалов бывает непросто. Но даже если наиболее подходящее ПО будет найдено, нужно помнить о целях, ради которых проводится автоматизация. Чтобы задействованные ресурсы и время не были потрачены впустую. Автоматизация процессов может помочь сэкономить значительные средства, перенаправить активы на развитие и масштабирование бизнеса. Главное, с умом подойти к выбору и процессу внедрения и помнить, что автоматизация без детального изучения процессов может сыграть в минус и принести временный эффект.