Стремительно меняющиеся экономические условия заставляют крупных игроков рынка быстро адаптироваться. Это было бы невозможно без автоматизации бизнеса, внедрения современных технологий в операционные и стратегические процессы компаний. Управление бизнес-процессами, которые объединяют информационные и человеческие ресурсы, выходит на новый уровень. Чтобы автоматизация бизнеса прошла успешно, нужно тщательно к ней подготовиться. 

Стандартом в сфере автоматизации и проектирования бизнес-процессов является BPMN.

История BPMN

BPMN – методология, описывающая бизнес-процессы. Цель – стандартизация отображения деятельности организации при помощи общеупотребительных и понятных условных обозначений и графических элементов. Важно, чтобы модели описанных процессов были понятны всем пользователям: экспертам-аналитикам, разработчикам, новичкам в освоении методики описания бизнес-процессов, а также их руководителям.

Методология BPMN появилась на свет в 2004 году благодаря Business Process Management Initiativ – компании, которая занималась ее разработкой вплоть до 2005 года. Затем под свое крыло ее взяла Object Management Group, которая до сих пор осуществляет ее поддержку.

Аббревиатура BPMN означает дословно Business Process Model and Notation и переводится как «нотация и модель бизнес-процессов». До сих пор актуальной остается версия 2.0, вышедшая в 2012 г. С 2013 года BPMN имеет статус международного стандарта ISO/IEC 19510. Большинство компаний, внедряя автоматизированные бизнес-процессы, используют методологию BPMN для моделирования и проектирования исполняемых процессов.

Нотация BPMN

Нотация – это совокупность наглядных символов (стрелок, знаков, геометрических фигур), визуализирующих описательную модель процесса через графический образ. Такой своего рода рисунок нагляднее текста с описанием и на порядок лучше и доступнее объясняет исполняемый процесс.

Для создания схем и диаграмм, описывающих протекающие бизнес-процессы, необходимо освоение базовых элементов нотации:

1. Event – Происходящее в ходе протекания процесса событие. Может располагаться в любом месте процесса – на старте, финише или быть промежуточным. Графическое изображение – круг.
2. Activity – Операция. По сути, это действия, происходящие внутри процесса. По степени детализации различают действия-процессы и действия-задачи. Графическое изображение – прямоугольник, внутри которого описывается само действие.
3. Gateway – Ворота или Развилки. Отражают многовариантность развития процесса в каждый конкретный момент времени под влиянием различных факторов. Графическое изображение – ромб.
4. Flow – Течение. Это последовательность действий. Показывает, что за чем идет. Изображается в виде стрелки, указывающей направление последовательности.
5. Message – Послание. Элемент, который отображает взаимодействие между участниками процесса. Здесь же можно упомянуть о Message Flows – прерывистые линии-стрелки, обозначающие информационные сообщения, необходимые для успешной коммуникации участников бизнес-процесса.
6. Date – Набор данных. Это либо исходные, которые необходимы для запуска обозначенного этапа, либо данные, которые являются его результатом. Например, какой-то документ или отчет. Обозначаются на схеме как прямоугольники с загнутым уголком с подписью данных.
7.  Pool (пул) – Набор, Совокупность и Swimline – «плавательные дорожки». Пул – зона ответственности роли, дорожки – детализация пула. Графически изображаются как прямоугольники, в которых описываются все действия ответственного за выполнение задач лица.
8. Artefact – Артефакты. Это объекты, не относящиеся прямолинейно к этапам процесса или отдельным действиям. Они служат для внесения дополнительной информации по процессу. Артефакт «Группа» выглядит как сглаженный по углам прямоугольник, очерченный линией со  штрихами и точками. Артефакт «Текстовая аннотация» представляет собой открытый прямоугольник, изображенный единой линией.

Когда в компании определена потребность в моделировании происходящих процессов, нужно задуматься об освоения языка описания текущего состояния и желаемого результата.

BPMN как раз служит таким языком. BPMN сегодня – это одна из ведущих нотаций бизнес-процессов, которую высоко ценят эксперты и активно внедряют многие компании, в том числе и международного уровня.

Моделирование процессов BPMN

Моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN включает 3 основных этапа:

1. Подготовительный.

Нужно подробно ознакомиться с бизнес-процессом, опросить участников, менеджеров, как они видят последовательность действий в процессе, с какими проблемами сталкиваются, какие существуют варианты исхода на каждом этапе, какая необходима информация. Отобразить результаты опросов в Exel-файле.

2. Описательный.

Необходимо вникнуть в суть бизнес-процесса, разобраться, кто ответственный за каждую его стадию, определить, что является результатом каждого этапа и критерием его эффективности, кто потребитель процесса.

3. Моделирующий.

Визуализировать бизнес-процесс в схему, обратившись к нотации BPMN. Слова и фразы второго описательного этапа нужно преобразовать в значки и графические обозначения. Как уже упоминалось, преимущество методологии BPMN – универсальность, понятность ее языка для различных групп пользователей. Модель процесса должна быть читабельной и реалистичной.

Принято считать, что абстрактные модели BPMN уместно применять только для крупного бизнеса, где требуется управление сложными процессами. Однако использование преимуществ методологии BPMN упрощает и оптимизирует деятельность и в небольших фирмах. Моделирование способствует более грамотному структурированию процесса, его глубокому пониманию, помогает взглянуть на бизнес-процесс как бы со стороны и увидеть потенциал для повышения эффективности. Знания о компании и ее бизнес-процессах систематизируются в наглядной графической форме, удобной для аналитической обработки.