Самая большая проблема внутренних процессов в компании в том, что их не знают. Руководство компаний понимает, как выглядят бизнес-процессы “в идеале”, но не в курсе их фактического протекания. Из-за недостатка знаний управленцы могут принимать неоптимальные решения, связанные с автоматизацией процессов, роботизацией определенных этапов.
Для разрешения подобного рода проблем применяют технологии анализа внутренних бизнес-процессов компании. Они позволяют увидеть протекание процесса “здесь и сейчас”, благодаря чему управленческий состав узнает реальное положение дел, видит “узкие места” в собственных процессах и может принимать решения, основанные на фактах, а не на гипотезах или домыслах. И особое место среди подобных инструментов занимает process discovery.
Что такое process discovery?
Process discovery – это набор различных методов и инструментов, позволяющих узнать, как выполняется тот или иной процесс в компании на самом деле. Если владелец процесса уверен, что выдача кредитных карт осуществляется за 25 минут, не исключено, что он может длиться и 40 минут, и час. Знание таких деталей помогает четко увидеть различные отклонения от регламента, выявить проблемы и выбрать области для дальнейшей оптимизации.
Суть технологии
Компании могут извлекать выгоду для себя, используя данные из логов и получая из них нужную информацию. С помощью причинно-следственного анализа (cause-and-effect analysis) они могут связывать различные события для создания моделей процессов, включая их отклонения.
Process discovery состоит из следующих этапов:
- Extract data – извлечение данных;
- Process and map events – анализ полученной информации и формирование карты процесса. Как правило, уже на этом этапе становятся очевидны различные отклонения от регламентированной модели;
- Combine events to create “as-is” processes – все сгенерированные модели объединяются, после чего формируется общая карта процесса с различными подпроцессами, где отображены “кто-где-как-когда”.
Отдельный нюанс: связь process mining и process discovery. По факту, второе – это подвид процессной аналитики. Большинство программных продуктов такого класса включают в себя возможности проведения process discovery.
Бизнес масштабируется, а процессы усложняются: компании стремятся выделиться и обогнать соперников в конкурентной борьбе. Все это приводит к тому, что даже самые отлаженные схемы могут рухнуть.
Особенности Process Discovery
Среди наиболее значительных плюсов внедрения подобной технологии в компаниях можно выделить:
- Снижение затрат
Узнавая о том, как процесс проходит на самом деле, компании находят уязвимые места и нивелируют их. Это дает возможность сокращать ненужные затраты, находить временные и человеческие резервы.
Vaisala, крупный финский производитель товаров и услуг для экологических и промышленных измерений, использовал одно из решений класса process mining для визуализации внутренних процессов и выявления отклонений в своих операционных процессах. Акцент был сделан на продажи, техническую поддержку и ремонтные работы. Вендор утверждает, что из-за того, что компания смогла увидеть текущее положение дел и изучила процессы, ей удалось оптимизировать затраты на ремонт и сократить эксплуатационные расходы.
- Корректное внедрение RPA
Согласно ежегодному опросу Deloitte, в 2020 году 53% компаний начали внедрять ту или иную форму RPA. К 2022 году этот показатель вырастет до 72%. Учитывая растущий интерес к роботизации, бизнес должен понимать, что почти половина проектов RPA терпят неудачу. Чтобы знать, куда именно рационально внедрять технологии, нужно понимать, где и что можно совершенствовать.