Известно, что одним из производственных принципов Toyota является «genchi genbutsu». Это японское выражение можно интерпретировать как «иди и смотри», но если переводить дословно – «реальное место». Смысл принципа: лучший способ убедиться, что все идет как надо или понять суть проблемы –  увидеть все своими глазами. Основная ценность данного подхода – получать достоверную информацию. 

Проецирование этого принципа на современный бизнес означает подробный анализ и осмысление любого процесса компании, который предприятие хочет оптимизировать. Грамотные управленческие решения можно принимать, только опираясь на реальные данные и видя полную картину. 

Genchi genbutsu в технологиях

Одной из наиболее эффективных современных технологий, способной обеспечить выполнение принципа «genchi genbutsu», является process mining. Ее особенность – в восстановлении бизнес-процессов по «цифровым следам». При помощи специальных алгоритмов программные продукты подобного класса изучают логи и воссоздают процесс в действительном виде – формируют порядок операций и фиксируют потраченное на них время. 

Сравнивая собранный процесс с внутренними регламентами, системы визуализируют то, как протекал процесс на самом деле. При наличии нарушений в цепочке операций программный продукт класса process mining найдет их и покажет: 

• нетипичные пути выполнения процессов;
• упущенные обязательные этапы (согласования и т.д.);
• возвращение на прошлые шаги;
• продолжительные зависания процессов при выполнении одной операции;
• множественный перевод на разных исполнителей.

Инструмент действует практически безошибочно – анализ основан на данных, собранных из информационных систем. Когда действие совершено, оно оставляет «след», который невозможно скрыть. Таким образом, полученная картина будет достоверной.

Интеграция Process Mining в бизнес

Первыми подобную технологию оценили в тех сферах, где есть большое количество массовых процессов – банковский сектор, телеком и промышленность. 

Существует кейс, когда один крупный оператор связи, используя process mining, проанализировал учет авансовых отчетов и в дальнейшем автоматизировал операцию прикрепления файлов. Едва заметное действие помогло сэкономить около 50 млн рублей.

Несмотря на кажущуюся сложность и «привилегированность» технологии, список сфер применения process mining довольно широк.

Здравоохранение 

Современные реалии еще раз доказали важность медицины. Все процессы в ней сложные, динамичные и требуют анализа, поскольку от их качества напрямую зависит эффективность:

• профилактики,
• диагностики,
• лечения.

Оптимизация процессов влияет на жизнь и здоровье пациента, но это требует определенных усилий и времени. Анализируя и визуализируя действующее движение ресурсов, медкарты пациентов, изучая анамнезы, технология дает возможность:

• сокращения срока ожидания приема;
• прогноза физического состояния человека на основе прошлых случаев;
• предоставления показателей, способных помочь в лечении.

Подобное уже практикуют. В Греции построили карту процессов отделения скорой помощи, благодаря чему нашли недочеты в оказании услуг: пациентам выдавали рецепты на лекарства без предварительных исследований. 

Промышленность

Многие производственные процессы, относящиеся к ИТ-системам, логируются, то есть оставляют «отпечаток» в журнале событий. Process mining сравнивает их с процессами и дает визуальное представление производственной линии. Это позволяет выявить и нейтрализовать узкие места, негативно влияющие на производство:

• минимизировать сроки выполнения заказов. 

Повышается лояльность клиентов, снижаются расходы путем избавления от дублирующих операций;

• повысить эффективность использования человеческих ресурсов.

Отказ от сбора данных вручную дает время на решение более важных и сложных задач. Например, в «Сахалин Энерджи», внедрив систему класса process mining, пришли к полной прозрачности процесса закупок, получив инструмент его стабильного улучшения;

• оптимизировать производственные процессы. 

Технология позволяет понять причины, влияющие на качество выпускаемых продуктов, сроки выполнения, помогает обнаружить проблемы организации труда.

Государственный сектор

От того, насколько правильно и корректно действуют госведомства, зависит благополучие и общества, и бизнеса. Трудность в протекании процессов вызывают большое количество исполнительных органов, многоступенчатость и огромная отчетность. Выявление узких мест затянется, если использовать ручные способы сбора данных. Это:

• долгие сроки; 
• поиск ответственных;
• изучение документов;
• сведение графиков;
• случайная или намеренная неточность в информации интервьюируемого. 

Оптимизируя процессы при помощи process mining, становится возможным: 

• сделать их более прозрачными, ставить конкретные сроки выполнения работ; 
• оперативнее реагировать на непредвиденные ситуации в политике и быть гибким;
• повысить эффективность, ликвидируя узкие места; 
• перевести деятельность госорганов в цифровой формат и на основе исторических данных принимать управленческие решения.

Прецеденты есть. Например, в Бразилии при помощи процессной аналитики выявили «узкие места» в процессах регулирования, осуществляемых исполнительной властью: искали недочеты, отсутствие тех или иных коммуникаций, противоречащие друг другу положения.

Логистика

Особенность отрасли – в ее динамичности, вариативности и большой связи с многими внешними факторами: погодой, закрытием границ или усилением контроля на границах. Process mining помогает:

• сокращать складские расходы – фирма находит самые проблемные точки, анализирует, распутывают цепочку согласований и делает процесс прозрачным; 
• расширить диапазон географии – увеличить охват с помощью оптимизации расположения складов; 
• обнаружить причины задержек, провоцирующих торможение поставок и падение доходов. Технология выявляет причины пауз, компания может на них сконцентрироваться и избежать потерь. 

Process Mining, являясь фундаментом для повышения эффективности бизнеса, способствует не только принятию стратегически важных решений, но и быстрому исправлению большого количества проблем. Крупным компаниям  процессная аналитика жизненно необходима, поскольку базируется на исторических данных. Осмыслить необходимость изменений непросто, но прийти к правильному решению еще сложнее. Применение этой технологии позволит визуализировать каждый протекающий процесс в реальном виде, а главное – найти способ его развития и совершенствования. 

По материалам CRN