В связи с активным развитием технологий и методов анализа бизнес-процессов все чаще в кейсах и СМИ стал фигурировать термин «task mining». Появились путаница и вопросы: «Связаны ли как-то task mining и process mining?», «Это ответвление процессной аналитики или нет?», «Каким образом происходит взаимодействие, если оно есть?», «Логи задействованы и тут, и там?». 

И process mining, и task mining – технологии, которые помогают бизнесу становиться более эффективным, но у каждой из них разные задачи, источники данных и результаты. Говоря проще, они помогают бизнес-аналитикам и управленцам понимать, анализировать и оптимизировать процессы на нескольких уровнях.

Process Mining

Чтобы объяснить все «на пальцах», приведем простой пример из издательского дела.

Выпуск книги начинается с первого написанного предложения в черновике, заканчивается в момент покупки последнего экземпляра с полки. Все это можно назвать сквозным процессом (end-to-end processes): от первого пойнта, с момента которого идет фиксация (starting end), до последнего – дистрибуции  (finishing end). Между ними можно выделить десятки подпроцессов и, самое главное, задач. Но об этом позже.

End-to-End процессы

Весь акцент технологии process mining сконцентрирован именно на них: обнаружение, анализ, мониторинг сквозных процессов и их подпроцессов. Если вернуться к примеру с книгами, то здесь такой процесс заключается во взаимодействии автора, издателя, редакторов, дизайнеров, корректоров, подрядчика для полиграфии и каналов распространения книгопечатной продукции.

С точки зрения компании, например, конкретный счет-фактура – это экземпляр процесса интеллектуального анализа данных, который проходит через несколько отделов, обрабатывается многочисленными сотрудниками и вводится в различные корпоративные системы.

Карта процессов

Полный путь каждого счета или любого другого экземпляра процесса, если на то пошло, обнаруживается и отображается на карте процесса. Карта процесса отображает реальный поток процесса, как это происходит со всеми его случаями, вариантами и путями.  Фокус именно на том, что технология честно фиксирует, как процесс протекает фактически, визуализируя это на карте.

Логи

Именно они лежат в основе process mining. В качестве источника данных интеллектуальная технология использует так называемые журналы событий, которые представляют собой данные, содержащие информацию о выполненных действиях (например, создание заказа на закупку), обращении (заказ на закупку № 24395) и отметке времени. Программные инструменты подобного класса берут данные из ERP, CRM, Supply Chain Management и др.

Task Mining

В отличие от process mining, метод интеллектуального анализа задач фокусируется на более мелких компонентах процесса или подпроцесса, содержащих несколько шагов, которые обычно выполняются вручную сотрудниками на своих компьютерах. 

По аналогии с издательским делом весь процесс изготовления книги будет включать в себя такие задачи, как создание макета печати, просмотр макета печати, конфигурация печатной машины, загрузка бумаги в печатную машину и так далее. 

Понимание действий пользователя

Task mining записывает и анализирует действия пользователя с целью более детального понимания деятельности, оптимизации, улучшения или даже автоматизации этих задач или их частей. 

Примеры типовых задач:

• вставка и копирование данных;
• скачивание и загрузка файлов;
• вход в системы и навигация по ним.

Например, в процессе обработки счетов к оплате счет-фактура должен быть выгружен из электронной почты, информация скопирована в таблицу, а сам счет-фактура в формате PDF загружен в систему бухгалтерского учета. Таким образом, задачи, которые выполняет сотрудник, включают открытие электронной почты, загрузку вложения, ввод информации в форму, загрузку документов, сохранение изменений, формирование действия «Отправка счета-фактуры».

Журналы пользовательского интерфейса

Источники данных для task mining отличаются от журналов событий, используемых в процессной аналитике. Основой инициатив в интеллектуальном анализе задач является журнал пользовательского интерфейса, основанный на фиксированных взаимодействиях пользователя с интерфейсами рабочих станций.

Это означает запись щелчков мыши, нажатий клавиш, копирования и вставки, а также других действий. Используемые технологии включают интеллектуальный анализ данных, распознавание образов, обработку естественного языка (NLP) и оптическое распознавание символов (OCR).

Результат task mining – отображение последовательности шагов и их вариантов, выполняемых пользователем, которые впоследствии могут быть использованы в качестве основы для инициатив по внедрению инструментов RPA.

Task Mining и Process Mining как методы оптимизации процессов в компании

Методы и task mining, и process mining нашли свое место в компаниях, стремящихся оптимизировать и автоматизировать свои процессы. Правильный подход и грамотный симбиоз технологий обеспечат прозрачность операций компании на многих уровнях. Почему? Потому что process mining устраняет разрыв между данными, полученными в результате анализа задач, и достоверными данными за счет понимания, основанного на более широком представлении процессов в отношении стратегии предприятия.

Самые частые вопросы

• Как определить, где задача, а где процесс? Какие основные отличия?

Процессы и подпроцессы – это группы логически связанных задач и решений, имеющих начальную и конечную точки. Задача состоит из шагов, выполняемых машиной или человеком с целью перехода кейса от одной фазы процесса к другой. Разница заключается в детализации данных, источниках данных, способности собирать и анализировать данные, результатах, количестве задействованных ресурсов и вариантах использования.

• Можно ли использовать task mining для исследования сквозных процессов?

Нет. Потому что другие технологии, такие как OCR, интеллектуальный анализ текста и определенные алгоритмы machine learning, должны быть оснащены для анализа этой формы данных. Записи неконтролируемого взаимодействия с пользователем включают чрезвычайно высокий уровень «шума» (погрешностей) и очень высокую степень детализации, что делает сквозное обнаружение процессов неэффективным и в большинстве реальных случаев невозможным.

На основе материала Minit