2020 год полностью поменял привычный образ жизни. Медицина, образование, HoReCa, госсектор, промышленность – нет ни одной сферы, на которую бы не повлияла пандемия. Новые нестабильные и непривычные условия заставили бизнес полностью пересмотреть свои планы и текущие стратегии, фокус внимания сместился на ситуацию внутри компании, в особенности – на внутренние ресурсы/резервы и процессы. В приоритетах – повышение эффективности, выстраивание иерархий, устранение уязвимых мест в процессах и их оптимизация.

Hackett Group даёт неутешительные прогнозы: ожидается, что финансовые бюджеты к концу года сократятся на 3,4%. Это свидетельствует о важности поиска экономических решений и внедрения новых ИТ-сервисов и инструментов, которые позволят организациям максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы. Самый универсальный способ это осуществить – начать с использования новых технологий и модернизации платформ финансовых приложений. Одно из самых полезных и перспективных решений – внедрение систем класса process mining (процессной аналитики). Они позволят понять причины неэффективности, найти во внутренних бизнес-процессах “узкие места”, выявить причины задержек и предотвратить финансовые и репутационные риски.

Повышение эффективности при помощи процессной аналитики

На основе “цифровых следов”, т.е. данных, полученных из информационных систем предприятий, технология собирает и реконструирует процесс в том виде, в котором он протекает на тот момент – со всеми неточностями, ошибками и иными моментами. Все это может значительно отличаться от четко прописанной и регламентированной модели во внутренних документах компании. Визуализируя процесс, технология позволяет не только изучить его фактическое протекание, но и произвести глубинный анализ, выявляя факторы, приводящие к потере времени и эффективности. 

Например, для финансовых отделов устранение уязвимостей и расширение пропускной способности процесса даст возможность повышать прибыльность операций, увеличивать скорость и качество взаимодействия с заинтересованными сторонами. И все это при сохранении безопасности и конфиденциальности данных.

Process Mining – финансовый помощник

Роль финансов – это больше, чем просто отчетность о деятельности организации. Например, это касается ускорения роста за счет повышения операционной эффективности и преобразования финансовых процессов в масштабах всего предприятия, чтобы они соответствовали требованиям будущего. Зачастую эта сфера содержит в себе технологии, которые могут привести к ряду трудностей. Среди причин:

• несоответствия между географическими регионами и децентрализованными направлениями бизнеса;
• неполная, неточная или неактуальная документация.

И это только начало списка. Process Mining даёт возможность управлять процессами в реальном времени. С использованием процессной аналитики, задачи, которые не могут быть выполнены с помощью рабочих процессов прямой обработки (STP), запускаются автоматически, благодаря рекомендациям и действиям системы в режиме онлайн. Кроме того, можно получить верный “слепок” финансовых процессов «как есть», узнать, как работают процессы, определить “точки трений” в кредиторской и дебиторской задолженностях, закупках, цепочке поставок и многом другом.

Пример: скидки при оплате не максимизированы из-за разницы между счетом-фактурой и условиями контракта. Программный инструмент класса process mining может визуализировать текущую ситуацию, упрощая ее анализ, и рекомендует план действий, учитывая условия. 

Прогноз и аналитика

На анализ процессов вручную уходит много времени, слишком много, но все это не гарантирует достижение результата – слишком велик риск ошибки, вызванной человеческим фактором. Случайно пропущенная/упущенная деталь, намеренный ввод в заблуждение интервьюера, отсутствие нужных специалистов – достоверное  и максимально детализированное описание нужного процесса невозможно, что может привести к финансовым потерям.

Технология process mining не умеет “врать”, поскольку визуализирует процессы по данным, полученным из внутренних информационных систем компании. Логи фиксируют все действия, совершенные пользователем, скрыть или удалить информацию нельзя. Полученный результат позволит наглядно увидеть то, как протекает процесс, и дальнейшие управленческие решения будут основаны на фактах, а не гипотезах и предположениях.

Вместо того, чтобы тратить рабочее время и деньги на процессы, которые не работают как нужно, можно внедрить что-то новое, что улучшит производительность и снизит затраты. Благодаря этому:

• проще будет найти такой алгоритм в работе, который поможет увеличить эффективность не только отдельно взятого сотрудника, а целого отдела или всей компании;
• удастся сэкономить деньги и время на применении технологий.

Использование систем класса процессной аналитики позволяет сконцентрироваться на оптимизации операций в интересах целой компании, обеспечивая более надежные прогнозы доходов.