Один из самых частых вопросов на тему бизнес-процессов: “Какого масштаба должна быть компания, чтобы о них задуматься?”. Как лучше их описать? Сколько по времени займет эта процедура? Насколько эффективно для бизнеса это будет?

В любом случае, первое, что необходимо сделать – подготовить почву:  проанализировать рынок, потребителей, конкурентов, а главное – ситуацию внутри компании. Для примера сравним двух руководителей бизнеса: один действует по наитию, а у второго налажен кадровый отбор, надежные поставщики и полное знание рынка. Кто из них будет в плюсе? Тот, кто вовремя внедрил бизнес-процессы и научился ими управлять. 

Управление бизнес-процессами

Для чего человек занимается бизнесом? Для получения прибыли. Но чтобы хорошо зарабатывать, необходимо пройти непростой путь: продумать бизнес-модель, собрать команду, описать процессы. Управление бизнес-процессами –  ключ к определению необходимых способов достижения целей, важных моментов на всем пути. 

Управлять – значит подходить систематически. Главной целью такого принципа является регулярная оптимизация работы компании. Речь идет не только о  производстве товара. Большое значение имеют дополнительные процессы, которые помогают достичь желаемого результата. 

Структура управления бизнес-процессами

Существует много классификаций бизнес-процессов. Но в целом можно выделить три категории:

• производственные процессы. Самые необходимые, поскольку именно в их результате организация создает продукт и оказывает услуги. Это не обязательно АвтоВАЗ, штампующий автомобили, в такой же роли может выступить и образовательная программа высшего учебного заведения или стрижка волос в парикмахерской;
• процессы управления. Без них невозможно спланировать и проанализировать деятельность компании. С помощью процессов можно вывести показатели производства на оптимальный уровень, удовлетворив при этом все желания потребителей, сделать компанию более конкурентоспособной, стабильно ее развивать (например, внедрять KPI  и BSC);
• обеспечивающие или вспомогательные процессы. Дополнительные, но не менее важные для стабильной работы процессов производства. Это процессы, касающиеся финансов, HR, ремонта, закупок.

В зависимости от специфики компании будет отличаться и управление бизнес-процессами. Но цель всегда одна – в любой момент быть готовым к рыночным изменениям, чтобы в критические моменты оперативнее своих конкурентов адаптироваться к новым условиям. Только так можно сделать бизнес стабильным и обеспечить его рост.

Чтобы достичь этой цели, необходимо:

• понять, какое влияние новые процессы окажут на бизнес, и только потом внедрять; 
• не отказываться полностью от старых процессов, по возможности отдельные можно адаптировать под новые условия, бесполезные полностью “отмести”;
• перераспределить ресурсы.

Управление бизнес-процессами компании помогает ответить на вопросы: кто, для чего, с какой целью какие выполняет задачи, какая от этого польза. Процессы организации состоят из нескольких частей, у каждой – свой ответственный. Любой из отдельных процессов должен быть отстроен так, чтобы итогом стала не частная эффективность, а общий результат. К тому же управление подразумевает декомпозицию стратегических задач организации.

Всего же методов управления бизнес-процессами компании несколько:

• оценка эффективности делает их более совершенными. Включает в себя поэтапное улучшение действующих процессов;
• оценка зрелости дает возможность проанализировать корпоративное управление. Оно подразумевает взаимосвязь результатов управления и стратегических достижений организации. При этом необходимо иметь в виду масштаб компании и ее отрасль; 
• оптимизация бизнес-процессов или реинжиниринг. Кардинальные изменения внутри компании в целях экономии бюджета, повышения качества, уровня оказываемых услуг и прочего. Такую методику применяют, чтобы вывести компанию из затруднительного положения, когда важно сменить бизнес-модель.  

Программное обеспечение для управление бизнес-процессами  

С развитием управления бизнес-процессами развиваются и соответствующие технологии. Одни так и не стали популярными, другими пользуются по всему миру. Несколько типов систем, которые в настоящее время пользуются спросом на рынке: 

• Business Process Analysis (BPA) – этот набор инструментов для описания и регламентации бизнес-процессов применяется во многих крупных компаниях разных отраслей в России и за рубежом;
• Process Mining – одно из самых прогрессирующих передовых направлений, которое основано на идее реверсивного восстановления модели бизнес-процессов на основе базы лог-файлов информационных систем. Несмотря на сложность из-за особенностей технологий, с каждым днем инструментарий становится массовым; 
• Process Intelligence – в отличие от Process Mining, где акцент делается на анализе логики процесса, здесь большое внимание уделяется анализу его показателей. Инструментарий отображает количество процессных показателей, которые были собраны на базе транзакционных систем.