Сфера высшего образования не является привычной для массового внедрения Process Mining (особенно, если речь идёт о государственных вузах). Число публичных кейсов носит ограниченный характер, потому пример Высшей Школы Экономики –- одного из ведущих российских университетов – является особо показательным. 

Контекст 

НИУ ВШЭ – крупнейшее учебное заведение с многомиллиардным бюджетом, штатом сотрудников более 10 000 человек и студенческим контингентом в 55 000. В структуре вуза 3 региональных филиала и, соответственно, большое количество подразделений, в которых ежедневно выполняется огромное число процессов. Ко всему прочему, на это накладываются бюрократические процедуры, значительно удлиняющие любые сроки в любом БП. Дополнительной проблемой является сложность привлечения квалифицированных кадров, так как конкурировать с крупным бизнесом по предложению заработной платы при колоссальных внутренних затратах практически невозможно. В связи с этим «Вышка» стала искать оптимизационный ресурс и обратилась к технологии Process Mining. 

Детали 

Проект реализовывался с помощью Process Mining от Proceset. Выбранный процесс – обработка счетов, так как длительные согласования являются реальной проблемой, которая значительно задерживает проведение платежей и ухудшает отношения с контрагентами. Соответственно, цель проекта – повышение прозрачности, оптимизация выбранного БП и сокращение количества ошибок при его выполнении. Сначала в Proceset были загружены данные по деятельности более 400 сотрудников (порядка 100 000 документов) из 3 информационных систем. 

Затем с помощью Process Mining была проведена оцифровка процесса, построена карта его выполнения, а также сформулированы оптимизационные рекомендации. 

В результате:  

• найдена возможность ускорить согласование счетов до 50%;
• обнаружен потенциал сокращения 47% самых длительных экземпляров процесса на 7 дней;
• посчитан эффект перехода от классического документооборота к ЭДО, что позволит дополнительно снизить продолжительность БП на 1 день. 

Дополнительный результат анализа – фиксация иррационального характера трудозатрат персонала – большая часть обрабатываемых счетов подразумевала оплату небольших сумм, что мешало более быстрому согласованию приоритетных платежей. 

Завершив «пилот», ВШЭ смогли оценить реальную эффективность процессной аналитики и получить прозрачное представление о выполнении согласования счетов и их структуре. Как отмечает проректор вуза Шамиль Ахметов, с помощью Proceset можно не только исследовать бизнес-процессы, но и создавать условия для наращивания капитала и укрепления финансовых возможностей. Также руководство университета планирует направить сэкономленные после реализации оптимизационных рекомендаций средства в повышение фонда заработной платы. Такой подход позволит развивать текущие кадры и конкурировать за лучших специалистов рынка. 

Дальнейший план – масштабирование результатов проекта на весь бэк-офис Высшей Школы Экономики с численностью штата более чем в 3000 человек и финансовым ресурсом более 1,2 миллиарда рублей. Ко всему прочему, стратегический план университета подразумевает использование не только Process Mining, но и Task Mining.

По материалам CNews