Чтобы эффективно руководить предприятием, выводить бизнес на новые уровни и повышать конкурентоспособность, заинтересованные управленцы задаются вполне логичными вопросами: как происходят процессы в компании сейчас, насколько они эффективны и с какими рисками сопряжены, какова идеальная модель бизнес-процесса и каким образом можно довести процесс до совершенства?
«As is»
Чтобы ответить на эти вопросы достоверно, нужно начинать с того, как обстоят дела в бизнес-процессах компании в данный момент – «as is».
В последнее время наблюдается тенденция к усложнению бизнес-процессов, особенно в крупных компаниях. Процессы всё чаще объединяют большое количество участников из различных отделов, могут вестись в разных информационных системах, иметь сложные взаимосвязи, при этом оказываы друг на друга серьёзное влияние. При такой сложной архитектуре проанализировать их в ручном режиме – выявить модель «as is», увидеть «узкие места» и отклонения – максимально сложно. Именно поэтому все больший интерес и востребованность вызывают системы класса process mining, которые, опираясь на данные логов информационных систем, формируют полную и соответствующую действительности картину протекания бизнес-процесса и выявляют различные отклонения и несоответствия. А в результате специалисты получают возможность увидеть первопричины возникающих сложностей и найти пути для их устранения.
Три причины неэффективности БП
Как правило, все возникающие неэффективности в бизнес-процессе сводятся к трем причинам:
- Невысокий уровень автоматизации или её низкая эффективность. Как пример: вынужденное дублирование информации в нескольких ИС. Решением будет интеграция систем между собой или организация бизнес-процесса в рамках единой системы.
- Большое количество рутинных операций. Как пример: специалисты техподдержки получают множество однотипных вопросов, на которые должны ответить в указанный регламентом срок. В такой ситуации рекомендуется внедрение инструментов RPA.
- Низкая эффективность организации самого процесса. Как пример: некий запрос на покупку должен обязательно пройти согласование у генерального директора, что в большинстве случаев затягивает реализацию задачи. В такой ситуации стоит пересмотреть принятые регламенты или перенаправить полномочия другому лицу.
Как понять, что бизнес-процесс протекает неэффективно?
В большинстве крупных компаний работает система анализа ключевых показателей эффективности. Изначально регламенты определяют, с какой срок должно быть выполнено то или иное действие сотрудником, например, срок ответа на заявку клиента, время на согласование документации, рамки рекламных кампаний и так далее. Если показатели эффективности не выполняются или из сложно отследить – это сигнал к тому, что бизнес-процесс нуждается в анализе и совершенствовании.
Экономическая выгода
Польза совершенствования бизнес-процессов компании для экономики предприятия очевидна: чем быстрее происходит обработка заявок – тем быстрее закрываются сделки с клиентами; чем быстрее происходит согласование закупочных документов, тем быстрее получает необходимые ресурсы производство. Таких примеров можно привести массу, но в итоге позитивные изменения в бизнес-процессах компании приводят к увеличению выручки и сокращению расходов на выполнение самих процессов.
Целостный подход к анализу бизнес-процессов
Инструменты класса process mining – базовые для анализа бизнес-процессов. Они позволяют видеть процессы в режиме реального времени и управлять ситуацией. Однако для получения исчерпывающей информации, стоит учитывать и другие факторы, которые влияют на эффективность работы бизнеса – например, учитывать бизнес-действия пользователей в информационных системах компании. Для комплексного анализа системы процессной аналитики сочетают с дополнительными инструментами:
- BI (Business Intelligence) – системы, которые преобразуют данные в удобочитаемую форму;
- Task Mining – решения для мониторинга бизнес-действий сотрудников для анализа трудозатрат;
- Automation – технология, которая позволяет заранее прописать реакции на возникающие в системе отклонения.
Использование этих инструментов в совокупности помогает выстраивать и изменять бизнес-процессы компании таким образом, чтобы сократить риски, быстро реагировать на изменения и отклонения, совершенствуя внутренние процессы в непрерывном режиме.