В жизни любой компании наступает момент, когда необходимо пересмотреть собственные бизнес-процессы. Причины могут разные: от масштабирования бизнеса до реагирования на изменения внешней среды. Если фирма вкладывается в собственное развитие, а результата нет, значит что-то идет не так.
«Узкое место» возникает там, где входящий объем данных превышает возможность данного участка преобразовать его в результат, по причине низкой эффективности человека, самого процесса или применяемой технологии.
Важно искать «узкие места» и стараться избавляться от них. Но обычно в компаниях решать такую проблему начинают по наитию, хотя для этого существуют определенные системы и методики.
Способы выявления узкого места
Если рассматривать компанию, как единую систему звеньев, каждое из них использует продукцию предшествующего и производит свою. В цепочке процессов могут присутствовать «узкие места», обреченные на отсутствие результата даже при улучшении окружающих процессов, поэтому необходимо расширять пропускную способность.
Проблемный участок может проявляться в виде сорванных дедлайнов или незаконченных проектов, а в качестве «узкого места» выступать фактор, ресурс, процесс или подразделение. Подобное наблюдается как в целых компаниях, так и во время анализа отдельных бизнес-процессов.
Проанализировать ситуацию с перспективой найти причину проблемы можно несколькими способами:
- Вручную. Подход состоит из интерпретации модели процессов со слов непосредственных их участников, анализа множества бумажных документов и оперативных отчетов.
Минусы:
- большие затраты времени и финансов;
- высокая вероятность ложной информации;
- невозможность проверить качество источника данных;
- повышенный риск предоставления неточных данных при большом количестве используемых систем.
- При помощи технологий. По сути анализ проходит все те же стадии, что и при ручном способе, но в основе – не “мнения” участников процесса, а достоверные данные, которые хранят используемые в компании системы. Так специализированное программное обеспечение делает прозрачным регулирование всей цепочки произведенных действий, полностью исключая человеческий фактор и возможные ошибки.
С наибольшей точностью обнаружить уязвимые места в работе компании помогает использование технологии process mining. Фактическое протекание процесса детально визуализируется на основе «цифровых следов» из журналов событий информационных систем. Анализ логов предоставляет картину реально действующего бизнес-процесса и выявляет:
- несоответствия с внутренним регламентом;
- повторяющиеся операции и слишком долгое их выполнение;
- непреднамеренное возвращение на предыдущие итерации;
- делегирование операций одного исполнителя на других.
Таким образом, использование процессной аналитики позволяет:
- Снизить затраты
Избавляясь от «узких мест», например, с помощью роботизации повторяющихся операций, удается значительно сэкономить. Eneco, крупнейшая энергетическая компания Голландии, сохранила 15 млн евро после внедрения инструментов process mining;
- Избежать дальнейших ошибок
Детальное изучение процессов позволяет избежать недочетов на начальных этапах. Это помогает сохранить репутацию и повысить лояльность клиентов;
- Контролировать изменения
Использование технологии помогает регулировать ключевые показатели, при необходимости изменять процесс и анализировать результат;
- Детально визуализировать «as is»
Восстановленные этапы процесса и сформированная карта покажут «узкие места». Можно не только увидеть, но и оценить стоимость каждого «недочета».
Однако «красная точка» на карте процесса так и останется простым указателем на уязвимое место, если не выяснить причину возникновения «сбоя». Сформированная картина «as is» нуждается в анализе, в рамках которого нужно ответить на следующие вопросы:
- Чему конкретно не удается пройти в нужном количестве – данным или продукту (услуге)?
- Что провоцирует появление «узкого места» – команда, техническое оснащение или неверно принятые решения?
- Имеет ли недостаток информации отношение к проблемному участку?
- Могли ли повлиять ресурсы на возникновение узкого места? Какие именно?
Итогом ликвидации «узких мест», в первую очередь, становится рост дохода, но еще важнее то, что дает моделирование бизнес-процессов компании. Для руководителя любой фирмы, вне зависимости от сферы, становится возможным лучше понимать свой собственный бизнес, а это, в свою очередь, – долгосрочная прибыль.