Отлаживание и оптимизация поставок – сложные и длительные задачи. В рамках процесса существует множество переменных, влияющих на способность компаний выстраивать правильную логистику и осуществлять своевременную доставку в полном объёме. В ходе реализации БП задействованы разные структурные подразделения, но каждое из них влияет на работу другого. Систематизация разрозненных единиц ведения бизнеса и приведение их к общему знаменателю – приоритетная задача любой компании, ориентированной на сокращение издержек, рост прибыли и выполнение KPI. Реализация описанных целей невозможна без достижения должного уровня прозрачности, обеспечить который можно с помощью Process Mining в четыре шага. 

Шаг первый: грамотное целеполагание

Самый важный KPI в поставках – доля своевременных доставок, выполненных в полном объёме. По данным Deloitte, этот показатель – главный фактор удержания клиентов, поэтому лучше начать с понимания данной метрики и причин, по которым её уровень может быть недостаточным. Среди них – высокий трафик, ложные/отсутствующие данные о клиентах, корректировка заказа или его блокировка. В такой конфигурации одно препятствие может сформировать другие, что увеличит время выполнения БП и другие издержки, которые негативно скажутся на потребительском восприятии компании.

Используя процессную аналитику, можно не только измерить долю своевременных доставок, но и выявить основные причины задержки доставок и другие «узкие места». Идентификация «узких мест» поможет грамотно сформулировать цели и задачи оптимизации поставок, учитывая гипотетические проблемы, что сделает их реалистичными и достижимыми, а также предоставит дополнительный временной ресурс для настройки качественного обслуживания клиентов.

Шаг второй: разрушение барьеров

Как отмечалось ранее, процесс поставок завязан на нескольких отделах одновременно, что увеличивает количество коммуникационных барьеров и информационных «шумов» в их взаимодействии. Разобраться в бюрократической паутине достаточно трудно, но ещё сложнее отыскать в ней возможности для улучшения и оптимизации доставки товаров и грузов до конечного потребителя. Подобный расклад создаёт дополнительные заблуждения и отдаляет компанию от обнаружения реальных проблем. 

Process Mining позволит «просветить» бизнес-процесс, выявив конкретные «болевые точки» по аналогии с МРТ. В результате исследования можно детализировать конкретный БП и проследить его пересечения с другими, достигая максимального уровня прозрачности.  

Шаг третий: отказ от лишних изменений

Точное количество вносимых в процессе правок – важная информация, обладание которой позволяет компаниям сокращать убытки. Представим ситуацию: производство не может быстро произвести нужное количество товара, бухгалтерия опаздывает с оформлением платёжных документов, а отдел по работе с клиентами не уведомил потребителя о сдвинутых сроках. Таким образом, покупатель останется недоволен, а уровень его лояльности снизится. 

Если мы визуализируем описанный выше БП, то получим хаотичную совокупность линий, напоминающую тарелку спагетти. Процессная аналитика «распутывает» сформировавшийся клубок, выявляя точки, где происходит самое большое количество изменений и отклонений от регламента. Полученная в ходе исследования информация позволяет компании уйти от лишних шагов выполнения процесса и сократить время его реализации.

Шаг четвертый: контроль за соблюдением нормативных требований и правил

Поставки, как и любая другая сложная экономическая деятельность, регулируются конкретно определёнными нормативными актами, несоблюдение которых приводит компании к необходимости выплачивать штрафы, а также к другим, более серьёзным, формам юридической ответственности. Особенно важным и тонким моментом является исполнение международных правил, если речь идёт о транснациональных проектах. 

Использование Process Mining – своего рода предохранительный механизм, позволяющий оперативно выявлять нарушения законодательной базы через автоматическое сравнение реального состояния бизнес-процесса с регламентированным. К тому же процессная аналитика способна выявлять критические отклонения, которые могут являться потенциально мошенническими действиями. 

По материалам Celonis