В нынешних нестабильных рыночных условиях бизнес постоянно сталкивается с беспрецедентными рисками и давлением, требующим постоянного  развития. 

В то же время организации, где есть процессы по закупкам, сталкиваются с проблемой оцифровки сложных процессов, практически не оставляющей права на ошибку. ТОП-менеджеры все чаще обращаются к программным решениям класса Process Mining, чтобы оценить и повысить эффективность работы. 

Бизнес-обоснование внедрения Process Mining

Момент: такие инструменты – игра вдолгую. И за день/неделю «запустить» их внутри компании не получится. Поэтому надо иметь в виду, что для обоснования внедрения Process Mining потребуется детальное бизнес-обоснование вышестоящему руководству. Опираться можно на следующие пункты: 

• определение области улучшения 

Проанализируйте данные, чтобы найти области, где процессы закупок нуждаются в совершенствовании и устранении лишних шагов, замедляющих работу.

• расчет экономии затрат

Опишите возможную экономию, которая может быть достигнута за счет отказа от ручных процессов, сокращения расходов и оптимизации операций.

• изучение других измеримых преимуществ

Выделите альтернативные KPI, на которые можно повлиять. Например, время выполнения заказа, количество правок, срок оплаты поставок и общий объем расходов.

• оценка общей стоимости владения и возможной окупаемости инвестиций

Определите общую стоимость внедрения и возможную окупаемость инвестиций (ROI) от корректировки процессов, включая экономию затрат и другие измеримые показатели.

• приведение реалистичных аргументов на долгосрочную перспективу

Больше фактов и цифр: предоставьте бизнес-обоснование в виде конкретных выгод и реалистичных сроков. 

Типичные случаи применения Process mining в закупках

У каждой компании, где ведется определенная закупочная деятельность, имеются специфические проблемы и области для совершенствования. Несмотря на это, можно выделить некоторые общие сценарии применения технологии:

• выявление «узких мест»

Как правило, 80% проблем, связанных с процессами закупок, возникают в 20% случаев. Трудно устранить какие-либо несовершенства без предварительных исследования и аналитики.

• согласование процессов между командами и бизнес-подразделениями

После составления реальных карт закупочных процессов среди различных команд, можно провести их сравнительный анализ и выбрать самый оптимальный сценарий выполнения из всех.

• сокращение времени выполнения заказа 

Сократите потребность в ручной работе в рамках заказов на поставку, например, уменьшите количество заявок в свободной форме или необходимых этапов согласований.

• повышение уровня цифровизации и автоматизации

Уменьшите время на ручную проверку, например, за счет роста бесконтактных заказов на поставку или автоматизированных подтверждений.

• максимизация оборотного капитала

Process Mining можно использовать для измерения и согласования условий оплаты, обеспечивая проведение платежей в оптимальные сроки.

Process Mining в закупках – лучшие практики

Проработанное экономическое обоснование и знание первичных областей применения процессной аналитики – фундамент внедрения технологии, к которому должна добавляться надстройка в виде долгосрочного эффекта предпринятых действий. 

Выделим лучшие практики использования Process Mining в закупках:

• наличие четкой цели и стратегии 

Прежде чем приступать к внедрению Process Mining, наметьте план действий и убедитесь, что цели проекта соответствуют интересам бизнеса.

• конкретные критерии успеха

Установите четкие и измеримые KPI‍.

• наиболее подходящее программное обеспечение

На рынке множество программных решений класса Process Mining, включая гибридные варианты (например, симбиоз с машинным обучением). Изучите и выберите инструменты, соответствующие вашим потребностям.‍

• привлечение соответствующих заинтересованных лиц 

Сформируйте экспертную команду, которая займется внедрением Process Mining в процессах закупок.‍

• разработка надежной программы обучения 

Помните, Process Mining – не решит проблемы сразу. Чтобы внедрение технологии было максимально эффективным, потребуется обучение нужных специалистов.‍

• ориентация на долгосрочные выгоды

PM может принести как краткосрочные, так и долгосрочные выгоды. Составьте дорожную карту инициатив, которые будут способствовать постепенному улучшению операционной деятельности.

Пример использования Process Mining в закупках

Для команд по аналитике закупок, как правило, можно выделить 3 типа оптимизации:

• устранение 

Исключение этапов утверждения или контроля закупок для оптимизации ключевых рабочих процессов.‍

• стандартизация 

Приведение процессов в соответствие с идеальной моделью, обеспечение контроля рисков и сокращение нестандартных закупок.‍

• автоматизация

Использование Robotic Process Automation и других методов автоматизации для полного отказа от ручного вмешательства в однотипные повторяющиеся задачи.

Ограничения Process Mining в закупках

Первое, что приходит на ум – отсутствие возможности дать полную оценку стоимости работы, ведь команде закупок необходим доступ к более чем 25 бизнес-приложениям, многочисленным отчетам в Excel, сторонним порталам и базам данных.  Отметим, что процессная аналитика – не лекарство от всех проблем, поэтому нужно понимать существующие ограничения.

• отсутствие качественных данных

Поскольку методы поиска зависят от журналов событий, они ограничены доступными данными, потому не могут раскрыть всю информацию о процессе закупок, происходящем за пределами информационных информационных систем компании.

•  общая стоимость внедрения 

Следует иметь в виду, что внедрение Process Mining – дорогостоящее, поскольку требует сбора и хранения данных в течение определенного периода времени из различных систем и источников.

• автоматизированные выводы не идеальны

Невозможно анализировать все процессы одновременно. Для получения наиболее точного результата необходима сегментация изучаемой информации. Если этого нет, то итоговые выводы могут быть далеки от идеала.

• отсутствие гибкости: 

Грамотное внедрение технологии Process Mining может потребовать много времени в рамках закупочных организаций или соответствующих бизнес-подразделений.

По материалам Workfellow