Большое интервью генерального директора IT-компании «Инфомаксимум» Александра Бочкина, в котором он рассказал, как его команда пришла к идее создания первой российской системы класса process mining Proceset.
С чего все начиналось?
Если начать рассказ с самого начала, получится очень длинная история. Сокращу ее до фразы: вопросами эффективности мы занимаемся более 12 лет. Так сложилось, что в основу бизнеса легла идея создавать полезные IT-решения для компаний. Чтобы ее реализовать, потребовалось глубоко изучить собственные бизнес-процессы, выявить типичные ошибки и понять, как и за счет чего их исключить. Это первое, чем мы занялись. Искали собственные “капканы”. Признаюсь, процесс непростой и не самый приятный, потому что детально изучать приходилось собственный бизнес, искать пороги, о которые оступались. А они были. Но нельзя позиционировать себя экспертами, не зная досконально область. Все свои решения проверяли на себе, команда – это первые тестировщики. Помню, перед тем, как вывести на рынок систему учета рабочего времени, мои ребята пару месяцев мониторили свою деятельность. Составили рейтинг используемых программ, сайтов, где больше всего зависали, сделали выводы и организовали деятельность так, чтобы все шло по плану. До сих пор используем этот подход и первые кейсы для клиентов составляли по собственным результатам. И, конечно, внимательно слушали чаяния бизнес-сообщества. Как показал наш опыт, качественный Customer Development – залог успеха.
Как ваша компания пережила кризис 2014-го?
Мы предложили бизнесу инструмент, который был реально нужен. Экономика тогда диктовала свои правила, исчезло немало мелких игроков бизнеса, у крупных больше ресурсов для того, чтобы оставаться на плаву. Тогда стало понятно, от прежней системы управления компании стали уходить, управленцы начали искать ответы на вопросы:
- что происходит в офисах,
- чем занимаются люди,
- реально ли надо содержать такой штат,
- как сократить издержки,
- где найти резервы времени.
Банальные вопросы, да. Но в масштабах крупных компаний поиск ответа на них может затянуться на неприличный срок, а в 2014-м ответы нужны были здесь и сейчас. Тогда много корпораций стали нашими клиентами, не все мы можем назвать, нас связывает NDA. Но вот один яркий пример. К нам обратились представители компании, предоставляющей рекламные услуги: ранее они использовали СКУД – систему доступа по личным картам, но в какой-то момент поняли, что она неэффективна. Некоторые сотрудники просили коллег отметиться на входе. Кто-то приходил, включал ПК и пару часов фактически не приступал к работе. Были в штате и удаленные сотрудники, чей вклад в общий успех оценить еще сложнее. Встал вопрос о новых подходах к мониторингу. И наша система CrocoTime сняла массу вопросов. Главное – если ранее могли выявить у одного специалиста 20 часов отвлечений в месяц, то через 6-8 недель этот вопрос перестал быть проблемным. Люди научились ценить свое время и время компании.
С течением времени мы стали помогать решать более глобальные задачи: определять сроки, нормы труда, пробелы коммуникаций внутри компаний. И сейчас могу с уверенностью сказать: список ошибок для большинства организаций типичен. А вот пути решения зачастую разные.
На что тратили время сотрудники тогда и сейчас? Есть какие-то данные?
В разгар кризиса к нам обращались, чтобы увидеть картину дня. Статистику, которая с годами менялась. Например, в 2015-м мы провели анализ рынка строительной отрасли, в зоне интересов были компании, штат которых превышал 1000 человек:
- 17,8% персонала отвлекались от своих обязанностей каждые 15-20 минут,
- 12,3% – каждые 30-40 минут,
- 7% – каждый час.
Что это за отвлечения?
- В 35,4% случаев – это социальные сети, мессенджеры.
- В 15,8% – почта, новостные порталы.
- В 9,8% случаев – поиск работы, интернет-магазины.
Статистика года 2018-го по этой же отрасли куда интереснее:
- 8,5% отвлекаются каждые 25-30 минут,
- 4,6% – каждые 60 минут.
Причем социальные сети почти не фигурируют, их даже 1% не набралось. Большая часть – это телефонные разговоры, чтение новостей и материалов, касающихся профессиональной деятельности, разбор почты.
Какие же проблемы сейчас выходят на первый план?
Меняется экономическая среда, стали меняться и потребности бизнес-сообщества. В какой-то момент стало понятным, что имеющихся IT-решений и практик недостаточно, показатели эффективности не достигали того уровня, который был необходим для уверенного роста крупных компаний. Тогда мы решили пересмотреть свои подходы, поняли, что пора искать новые варианты, основываясь на собственных разработках. И предложили российскому IT-рынку решение по оцифровке бизнес-процессов без вмешательств в них. Флагманская разработка, система класса process mining Proceset открыла новые возможности для поиска не только капканов времени, но и так называемых “узких мест”. Ее мы зарегистрировали в реестре отечественного ПО в 2019 году.
Мы проверили разработку на себе: оцифровали процессы внутри компании. Увидели, где они не совпадают с существующим регламентом. Изменили структуру обмена информацией, тем самым ускорив ее, внедрили несколько удобных инструментов. Например, ПО для управления проектами, электронный документооборот, приложения, которые облегчают процесс коммуникации. После автоматизации определенных задач поняли, что это именно то, что необходимо современному бизнесу.
Первые пилотные проекты отработали в корпорациях, офисы которых находятся во всех городах страны. Это и финансовые структуры, и телекоммуникационные компании, и представители автомобильного бизнеса. И выявили большие возможности технологии.
Почему за process mining будущее?
На эту тему можно долго рассуждать. Суть в том, что технология позволяет не только увидеть реальную картину процессов, но и делать прогноз, как та или иная операция скажется (или наоборот) на общих показателях компании. Стратегически важные процессы, которые влияют на финансовое благосостояние, должны быть прозрачными и понятными.
Process Mining позволяет:
- найти операции, которые отнимают большее количество времени, и в дальнейшем автоматизировать или роботизировать их;
- выявить отклонения в рамках процессов и выбирать оптимальные сценарии, чтобы избежать негативных последствий;
- вычислить так называемые “узкие места” (операции), которые снижают скорость выполнения важного процесса. А также выявить причины их возникновения;
- определить несогласованность между действиями отделов/подразделений/специалистов, которая влияет на показатели, и снизить “операционное” трение;
- сделать цифровую, реальную картину процесса. Сравнить с регламентами, найти несогласованность и исключить ее;
- предупреждать возникновение проблем в рамках бизнес-процессов;
- и самое главное: сокращать затраты и повышать эффективность.
Возможности использования систем класса process mining достаточно широки. Помимо аудита процессов это, например:
Анализ data mining. Сама по себе технология data mining глубинного анализа не подразумевает, позволяя исключительно выгружать данные из ИС, например, CRM. По ним можно сегментировать клиентов, но нельзя понять причины, которые влияют на принятие решений. В этом случае не обойтись без Process mining.
Тестирование юзабилити. В этом случае process mining поможет определить степень взаимодействия пользователя с выпускаемым (готовящимся к выпуску) продуктом, будь то сайт или программа, и понять порядок просмотра страниц, например, или неиспользуемый функционал.
Мы видим заинтересованность корпораций в использовании такого подхода, потому что помогаем становиться лучше и оставаться лучшими.