Procure-to-pay (P2P) относится к процессам, которые начинаются с заказа товара и заканчиваются его оплатой. P2P включает в себя системы закупок, множество финансовых операций и в основном осуществляется при помощи софта.  

Эффективное управление данным процессом может повысить показатели производительности компании на 75% и снизить количество ошибок на 70%, как показывают исследования. Однако и мониторинг, и оптимизация P2P – не самая простая задача. 

Process mining помогает ее решить, визуализируя и анализируя procure-to-pay, выявляя ошибки в процессе, области для оптимизации и автоматизации.  

Автоматизация отдельных этапов  

Процедуры формирования цен или заключения сделок в рамках процесса P2P иногда подразумевают под собой операции, выполняемые вручную. Они часто становятся причиной возникновения потенциальных ошибок в работе, простоев и потерь времени.  

С помощью процессной аналитики можно выявлять подобные операции, чтобы автоматизировать их и в дальнейшем контролировать. Некоторые инструменты process mining способны создавать цифровых двойников (Digital Twin), которые позволяют спрогнозировать эффект от автоматизации, понять, стоит ли продолжать намеченный проект.  

Таким образом, анализ процессов помогает избежать дополнительных расходов и добиться максимальной производительности. Например, одна из промышленных компаний использовала process mining для повышения прозрачности процесса P2P.  Аналитики получили подробную информацию об уровне его автоматизации, отклонениях в нем, нецелевых закупках, потерях на скидках, оборотном капитале и оценке возврата инвестиций (ROI). В компании провели необходимые изменения на основе полученных результатов, что привело к снижению затрат. 

Минимизация «необдуманных» покупок 

«Необдуманная», или нецелевая покупка подразумевает игнорирование соответствующих инструкций и договорных соглашений, отказ от сравнения цен и переговоров. Такое свойственно для сложных P2P-процессов и приводит к приобретению продукта по более высокой цене или более низкого качества. 

Процессная аналитика помогает выявить и предотвратить случаи таких покупок. Некоторые вендоры ПО подобного класса предлагают клиентам настраиваемые информационные панели для расчета KPI каждого процесса. Аналитики могут использовать их для постоянного мониторинга и своевременного вмешательства при несоответствующих действиях.   

Оценка эффективности работы поставщиков  

Независимо от размера компании, каждый P2P-процесс требует партнерства по закупкам. Участниками процесса могут быть местные, государственные и правительственные учреждения, небольшие по масштабу временные поставщики или крупные постоянные. Для эффективности процесса и удовлетворенности клиентов решающее значение имеет умение контролировать их работу.    

Process mining способен помочь в управлении отношениями с поставщиками, анализируя данные систем управления взаимоотношениями (SRM). С помощью изучения процессов можно определить неэффективных партнеров, опираясь на  показатели времени доставки товара, качества услуг и объема финансовых затрат. Таким образом проще решать проблемы, возникающие по вине поставщиков, или заменять их на более эффективных.  

Например, компания Azkonobel, производящая химикаты, с помощью process mining за один год оптимизировала систему SRM с 40% до 70% при одновременном снижении затрат. 

Эффективное использование скидок 

Компаниям не удается воспользоваться преимуществами скидок наличными, поскольку это требует создания различных договоров и мониторинга всех деталей условий оплаты. С помощью process mining можно контролировать показатели динамики дисконтов, определять, является ли скидка действительно выгодной, увеличивать количество переговоров без дополнительных затрат.  

К примеру, компания Deutsche Telekom AG благодаря анализу процессов сэкономила более 66 миллионов евро за счет: 

• выявления и сокращения дублирующих платежей; 
• максимизации скидок; 
• увеличения количества заказов на поставку с 73% до 85%; 
• обеспечения своевременных оплат товара на 20%. 

Профилактика заявок с «произвольным» оформлением 

Заявки в свободной форме – это те, которые содержат требования, не упоминающиеся в инструкциях или технологических документах, создают дополнительную нагрузку для участников P2P-процесса и приводят к ошибкам на каждом его этапе. Самостоятельно определить первоисточники таких «проблем» сложно. 

Process mining позволяет определить участников процесса, которые генерируют подобные заказы, а также затраты, которые они вызывают. С таким пониманием команды P2P могут перепроектировать, спланировать свои процессы, чтобы гарантировать, что стороны обеспечат всё, что подразумевали условия сделки.  

По материалам AI Multiple