Принято считать, что западные технологии и уровень цифровизации находятся впереди российских на несколько корпусов. Тем не менее это утверждение не совсем корректно, поскольку внедрения высокотехнологичных программных продуктов в систему государственного и местного управления нерегулярны, а доступных кейсов и вовсе нет. Однако сейчас мы можем поговорить о примере, имеющем потенциал трансформации парадигмы: штат Оклахома интегрировал Process Mining в ряд своих важнейших процессов. Данный опыт использования PM может стать руководством к действию в аналогичных сферах и радикально изменить рыночную структуру.
Входные данные
Общая идея совершенствования государственных процессов и услуг заключается в достижении должного уровня экономии средств благодаря процессной аналитике. Внедрение профильного софта трансформирует рутину и выявляет болевые точки по аналогии с МРТ, предоставляя реальную и подробную картину текущего состояния дел.
Итак, в начале 2023 года Агентство по управлению и корпоративным услугам штата Оклахома (OMES) начало пилотный проект использования системы класса Process Mining. Цель – анализ закупок госучреждений и обнаружение материальных потерь. Команда, проводившая аудит, дала рекомендацию усилить контроль за финансами.
В ходе исследования были выявлены несогласованные закупки объёмом более 3 миллиардов долларов, что происходило из-за высокого уровня автономности некоторых агентств, число которых увеличилось с 7 до 87 за период с 2020 по 2022. Результаты аудита встревожили чиновников, было принято решение о необходимости решительных действий в направлении глубинного анализа. Ручное изучение оказалось трудно реализуемым, ведь в его ходе возникла бы необходимость кропотливой работы во внутренней ERP-системе, требующей использования множества перекрёстных ссылок и длительной обработки данных. Такой подход снизил бы точность и не дал полной прозрачности.
Кроме того, прошедшая пандемия COVID-19 показала, насколько легко государственные системы могут быть перегружены нормативными требованиями и возросшими объёмами данных, что стало ещё одним аргументом в сторону внедрения Process Mining.
Реализация проекта
Для реализации подобного проекта раньше (и без процессной аналитики) потребовалось бы заключение аутсорсингового контракта с третьей стороной, а штат команды которой составил бы не менее 45 человек. Теперь небольшой коллектив закрывает поставленные задачи в течение нескольких недель.
Первый шаг – определение стандарта государственных закупок, то есть фиксация «идеального» регламента выполнения процесса. Впоследствии софт, интегрированный в цифровую среду OMES, отобразил фактическое выполнение БП, выявил аномалии и аспекты, выходящие за установленные рамки.
В результате административный аппарат штата получил глубокое понимание закупок, нашёл «узкие места» и определил алгоритм действий, направленный на их устранение. С помощью Process Mining было проанализировано более 16 000 заказов на поставку общей стоимостью 2,26 миллиарда долларов.
Реализация проекта позволила пролить свет на то, каким образом автономные агентства совершают исключительные случаи закупок в контекстном сравнении с законодательством штата. Благодаря процессной аналитике расширяется представление об учреждениях и массиве данных, что увеличивает комплекс возможностей для будущих изменений.
Перспективы развития
Недавний рост инфляции и шатдауны федерального правительства США привели штаты к финансовым трудностям, выраженным в дефиците бюджета, росте незапланированных расходов и необходимости наращивать социальные траты (пенсии и страховое здравоохранение). Эти условия делают внедрение Process Mining в государственные структуры более актуальным, а результаты использования приобретают решающее значение с точки зрения стратегического планирования.
По материалам Govtech