PML (Process Management Lifecycle) – это управление процессами жизненного цикла представляет собой модель для непрерывного внедрения и совершенствования процессов и управления бизнес-процессами в компании.
Жизненный цикл состоит из следующих шести фаз:
- Разработка стратегии (Process Strategy)
Данный этап – распределение целей компании между процессами. Анализируются текущая стратегия компании и её цели, при этом архитектура процессов может быть выведена из стратегии и структуры компании. Факторами, которые влияют на архитектуру, являются, например, тип оптимизации процесса (CIP или реинжиниринг), введение стандартов процесса или аутсорсинг отдельных этапов или целых процессов.
Данный этап можно разделить на несколько составляющих:
- анализ корпоративных целей и стратегии;
- вывод принципов для построения архитектуры процессов;
- создание карты процессов;
- сравнение реальных показателей с планируемыми;
- сопоставление целей компании с процессами;
- определение показателей.
- Документация процессов (Process Documentation)
Сначала устанавливается уровень детализации, который будет нужен для документирования процесса. Это может зависеть от выбранной стратегии или архитектуры процесса. Впоследствии все это формируется в определенные руководства, так называемые гайдлайны, в которых четко прописаны все принципы создания моделей: направление, язык, нотация. К слову, если используется BPMN, ситуация значительно упрощается.
Именно здесь нельзя манкировать человеческой составляющей: только исполнитель обладает наиболее глубоким знанием всех тонкостей процесса. Интервью с ним помогут углубить и более тщательно задокументировать полученные данные.
В основном, документация процессов проходит следующим образом:
- определение уровня детализации;
- создание гайдлайна;
- наблюдение за выполнением процесса;
- моделирование;
- проверка моделей;
- публикация моделей.
- Оптимизация процессов (Process Optimization)
Эта фаза – непосредственный процесс усовершенствования, а также вытекающее из этого улучшение фактического процесса в компании. Процессы “as is” в организации анализируются на основе их моделей и производительности. Это помогает определить потенциал оптимизации.
Последовательность оптимизации выглядит следующим образом:
- Анализ реальных процессов;
- Определение “узких мест”;
- Расстановка приоритетов процессов, которые необходимо оптимизировать;
- Проверка и анализ целевых процессов;
- Приоритизация целевых процессов;
- Реализация «лучшего» целевого процесса.
- Внедрение процесса (Process Implementation)
Внедрение процесса подразумевает постоянную актуализацию его документации. В начале имеет смысл контролировать «новый» процесс, собирать показатели и сравнивать их с уже существующими данными.
Процесс реализации выглядит так:
- Ознакомление с процессом и привлечение всех заинтересованных сторон в компании;
- Обновление документации процесса;
- Обзор нового процесса и сбор ключевых фигур;
- Сравнение старых (если доступно) и новых показателей.
- Исполнение процесса (Process Execution)
Исполнение начинается с момента вовлечения исполнителей в его работу. Рабочая инструкция, созданная на основе документации процесса – лучший помощник в подобных случаях. Она описывает процесс более подробно, чем модель процесса, содержит ответы на все возникающие вопросы персонала и, при необходимости, включает в себя все вносимые изменения. Однако при большом количестве ошибок процесс должен быть снова оптимизирован.
Процесс выполняется следующим образом:
- Проведение процесса в повседневной деятельности компании;
- Измерение и документирование показателей;
- Документирование решений в модели процесса.
- Контроль процесса (Process Controlling)
Здесь выполняемые процессы проверяются и контролируются относительно того, исполняется ли процесс в соответствии с выбранной стратегией. Это делается на основе показателей. В зависимости от уже существующих параметров могут потребоваться измерения дополнительных KPI. Для этого полезны интервью сотрудников или процессная аналитика.
Контроль в себя включает:
- Измерение показателей (при необходимости проводить опросы сотрудников и т. д.);
- Подготовка данных;
- Анализ данных и их согласование с целями процесса;
- Интерпретация результатов;
- Распространение результатов и выводов.