Усложняющаяся конъюнктура рынка, ускорение внешних и внутренних процессов подталкивают компании к необходимости использовать автоматизированные методы управления бизнес-процессами.

Повышение эффективности деятельности предприятия – главная цель, ради которой затевается автоматизация бизнеса. Можно выделить 5  основных причин необходимости автоматизации управления бизнес-процессами:

1.      Сокращение времени на выполнение однотипных действий

Когда-то таблица Excel тоже была способом автоматизировать расчеты и занесение информации, но с развитием технологий такая форма отображения данных стала устаревшей. Автоматизация рутинных операций позволяет сотрудникам более эффективно использовать рабочее время.

2.      Систематизация клиентской базы

Ведение клиентской базы не должно занимать много времени, а лишь способствовать ускорению процессов. Получение в любой момент полной информации по клиенту, своевременная отработка заявок – всё это улучшает сервис и повышает лояльность заказчиков.

3.      Нивелирование ошибок

Чем меньше будет влияние человека на процесс, тем меньше будет в нем недочётов, связанных с человеческим фактором. Компьютер не может отвлечься и проявить невнимательность.

4.      Быстрый доступ к информации

Автоматизация отчётов позволяет руководителю в любой момент времени сделать срез состояния компании и проанализировать ситуацию. А сотрудникам бухгалтерии и отделу закупок – быстро вывести и напечатать все необходимые документы: счета-фактуры, накладные, счета на оплату.

5.      Повышение прозрачности бизнеса

Взаимодействие между подразделениями и отделами становится более понятным за счёт определения ответственных лиц для каждого этапа, описания вариантов исполнения процесса в зависимости от входных данных и полученного результата.

Моделирование бизнес-процессов

Автоматизации бизнес-процессов должно предшествовать описание деятельности предприятия, исполняемых в нем процессов, понимание и отображение в модели процесса его структурных связей и логики взаимодействия между участниками.

Моделирование бизнес-процессов помогает лучше понять их суть и определить в дальнейшем пути повышения эффективности. Эти мероприятия требуют материальных, трудовых и временных ресурсов и поэтому необходимо четко представлять мотивы и причины для развертывания такой кампании. Их может быть несколько:

• Недавно созданное предприятие

Пока система свободна от устоявшихся привычек, правил и ограничений, есть хорошая возможность наладить процессы «с чистого листа», смоделировать бизнес-процессы и создать эффективно функционирующее предприятие.

• Масштабирование предприятия

С ростом объёмов производства и увеличением количества персонала наступают перемены в системе управления, распределении зон ответственности. Моделирование бизнес-процессов на данном этапе позволит избежать разрастания кризиса управления.

• Потребность в повышении эффективности

Рано или поздно появляется необходимость увеличения прибыли за счёт внутренних ресурсов компании. Для запуска процесса оптимизации необходимо разобраться, в каком состоянии организация сейчас и какие происходят бизнес-процессы.

• Повышение стоимости на рынке

Если планируется подготовка предприятия к продаже, надо учитывать, что наличие чётко структурированной модели управления значительно повышает конкурентоспособность фирмы.

Системы автоматизации управления бизнес процессами

Выделяют следующие системы автоматизации управления  бизнес-процессами:

1.      Использование облачных сервисов. Даже если у компании отсутствует собственный сервер (обычно это свойственно малому бизнесу), благодаря облачным технологиям возможно обеспечить доступ к данным практически из любой точки мира.

2.      Автоматизация маркетинговых инструментов. Использование CRM-систем для улучшения качества обслуживания клиентов, автоматизация рекламных кампаний, BI-системы для комплексного анализа эффективности работы.

3.      Развитие технологии M2M (Machine2Machine). Там, где человеку сложно анализировать большие объемы информации и комплексные бизнес-процессы, для автоматизации последовательных этапов используют межмашинное взаимодействие.

4.      Использование инструментов Big Data. Средства аналитики, которые востребованы крупными компаниями.

5.      Real-time аналитика. Потоковая обработка данных в режиме, близком к реальному времени. Внедряются ПО, которые могут обрабатывать десятки тысяч событий или сообщений в секунду. В результате синхронизация процессов и операций повышает эффективность взаимодействия.

6.      BPM-системы. Технологии, имеющие обширные функции и гибкие настройки, позволяют производить мониторинг и автоматизацию бизнес-процессов.

Автоматизация бизнес-процессов – важный шаг на пути к повышению эффективности компании, увеличению прибыльности и стабильному росту.