Концепция технологии process mining проста: журналы событий детально отображают фактическое протекание процесса, чтобы сделать его более эффективным. На практике для этого необходимы большая командная работа и особое внимание к безопасности и извлечению данных.

Process mining помогает достичь двух наиболее распространенных бизнес-целей, которые не зависят от отрасли, местоположения, бизнес-модели или размера компании:

1. Оперативно принимать оптимальные бизнес-решения.
2. Извлечь максимум выгоды из имеющихся возможностей.

Топ отраслей, применяющих process mining

Компании в сфере телекоммуникаций, финансов и розничной торговли получили наибольшие выгоды от process mining в 2019 году. Компании, которые внедрили технологию, уже сэкономили миллионы благодаря знаниям, полученным в результате анализа данных.

Безусловно, технология применима к любым предприятиям в любой сфере, но на сегодняшний день наибольшего успеха достигли компании в следующих трех отраслях:

• Розничная торговля. Торговые компании используют process mining для оптимизации ключевых процессов (например, Order to Cash), повышения качества обслуживания клиентов, устранения узких мест (например, несвоевременная доставка). 
• Телекоммуникации. Постоянные изменения происходят в сфере телекоммуникаций. Эта отрасль требует соответствия технологическим трендам, быстрого внедрения инноваций и немедленного реагирования на  запросы потребителей. И process mining стал идеальным решением. Привлечение клиентов, управление продажами, а также предоставление услуг – основные процессы, наиболее часто оптимизируемые с помощью технологии process mining.
• Финансы. В частности, банковское дело и страхование являются строго регулируемыми сферами деятельности, где необходим жесткий контроль соответствия требованиям. Process mining помогает находить возможности для повышения продаж, а также выявлять риски и совершенствовать систему мер по борьбе с мошенничеством. Наиболее часто анализируются процессы одобрения займов, управления рисками и инвестициями, а также продажи и информационно-консультационные услуги.

Топ процессов, оптимизируемых с process mining

Order to Cash (OTC) и Procure to Pay (P2P) по-прежнему преобладают с точки зрения наиболее часто оптимизируемых процессов. Способность эффективно переводить заказы в денежные средства и оперативно закупать ресурсы для производства в значительной степени определяет конкурентоспособность компании в целом.

Order to Cash (OTC) – от заказа до оплаты

Трансформация заказов в денежные средства является критически важной задачей. Зачастую этот процесс оптимизируется в первую очередь.

Неэффективная работа OTC может привести компанию к потере доходов и клиентов, а также нанести ущерб репутации. Стоит отметить, что даже правильно оформленный, соответствующий требованиям и стандартам процесс может быть улучшен. Если на каком-либо этапе OTC используются роботизированные программы, непрерывный мониторинг процесса является обязательным.

OTK :  ключевые направления оптимизации

• Устранение повторяющихся действия путем выявления дублей и грамотное распределение рабочей нагрузки.
• Сокращение количества возвратов, возникающих из-за недостатков в коммуникации или неправильной отгрузки.
• Обеспечение своевременной доставки.
• Уменьшение количества изменений заказа, определение основной причины таких случаев.
• Обеспечение наглядных представлений, как фактическое выполнение процесса отличается от предполагаемого (проверка соответствий).
• Для экономии затрат при условии рационального использования ресурсов, имеющихся в недостаточном количестве.
• Стандартизация процессов и определение этапов, готовых к RPA .

Procure to Pay P2P – от закупки до оплаты

Все компании пользуются услугами, начиная от закупки компьютеров, за которыми работает ваша команда, и заканчивая закупкой сахара или канцелярии. И приобретение таких товаров/услуг, необходимых для успешного функционирования бизнеса  это один из наиболее распространенных бизнес-процессов, оптимизируемых с process mining. Он называется Procure to Pay (или Purchase to Pay).

Наглядность процесса закупок в масштабах всей компании является постоянной проблемой. Process mining, в свою очередь,  отображает сложный, запутанный процесс в удобном  для восприятия виде.

P2P :  ключевые направления оптимизации

• Сокращение потерь, связанных со сложностью процесса, недостатками, ошибками в платежах и мошенничеством.
• Сокращение расходов компании за счет контроля способов совершения покупок.
• Управление рисками, минимизация ошибок и улучшение деловых отношений.
• Устранение несоблюдений поставщиками условий контракта и недопущение штрафов за просрочку платежей.
• Упрощение и оптимизация текущих процессов перед автоматизацией и осуществление мониторинга эффективности новых процессов.

Основные случаи использования process mining 

Несмотря на то, что по прогнозам в 2020 году появятся новые случаи использования process mining, три ключевых случая по-прежнему останутся актуальными:

1. Обнаружение процессов.
2. Проверка соответствий требованиям.
3. Оптимизация производительности.

Каждый случай использования основан на соответствующих бизнес-потребностях. Это означает, что большинство разрабатываемых программ по-прежнему будут ориентированы на эти три элемента.

Обнаружение процессов

Обнаружение процессов применяется ко всем типам процессов и во всех отраслях. Никаких предварительных знаний о процессе не требуется, поскольку программное обеспечение заново создает карту процесса, основываясь на данных из журналов событий.

Проверка соответствий требованиям

Проверка соответствий требованиям имеет решающее значение для организаций, подлежащих обязательному внутреннему или внешнему аудиту. Программное обеспечение проверяет ключевые элементы, такие как разделение обязанностей, и анализирует, насколько точно процесс выполняется в соответствии с законом или правилами компании.

Оптимизация производительности

Process mining – это один из самых быстрых, простых и экономически эффективных методов улучшения бизнес-процессов. Обладая базовым пониманием того, как функционируют процессы, руководство сможет принимать эффективные и обоснованные решения по совершенствованию деятельности организации.

Текущий уровень инвестиций

Согласно данным MarketWatch, ожидается, что объем рынка процессной аналитики вырастет с $185,3 млн в 2018 году до $1,42 млрд к 2023 году при совокупном среднегодовом темпе роста (CAGR) 50,3% в течение прогнозируемого периода.

Process mining является относительно новым явлением по сравнению с другими технологиями и методами BPM (возник как концепция в 1990-х годах). Компании, которые быстро внедрили технологию, могут рассчитывать на высокую рентабельность инвестиций.

Тенденции развития process mining в 2020 г.

Во всем мире компании вложили более 1 трлн долларов в программы по цифровой трансформации (DX) в 2019 году. По прогнозам, к 2023 году эти расходы удвоятся и составят 2,3 трлн. долларов, а бюджеты, заложенные на DX впервые в истории будут составлять большую часть (53%) всех расходов на информационно-коммуникационные технологии (ITC).

Нигде в прогнозе конкретно не упоминается process mining. Вы должны читать между строк, потому что каждая отрасль в значительной степени ориентирована на процессы.

Хочет ли автопроизводитель сделать процесс более автоматизированным, или розничный продавец стремится к безупречному качеству обслуживания клиентов,  производственная эффективность имеет фундаментальное значение. Process Mining – это один из инструментов, который способствует развитию производственной эффективности. По мере того, как расходы на DX увеличиваются, расходы на process mining также будут расти.                    

Кроме того, предсказывают, что во всех трех ведущих регионах (США, Западная Европа и Китай) главными приоритетами DX-расходов будут интеллектуальное производство и оптимизация цифровых цепочек поставок, которые опять же зависят от процессов.

Process mining в других отраслях

По мнению основателя process mining, любая организация может использовать Process Mining, и предварительные условия для этого минимальны. 

Чтобы приступить к интеллектуальному анализу процессов, необходимы следующие элементы: идентификатор случая, действие и временная отметка.  Большинство информационных систем содержат эти данные по умолчанию, а значит, любая организация, которая оцифровала данные, может выгодно применить технологию process mining.

Здравоохранение

Оцифровка данных была непростой задачей для отрасли здравоохранения, но все же были достигнуты серьезные успехи. Теперь медицинские организации стремятся наилучшим образом применить полученные данные, и тем самым улучшить качество работы с пациентами и оптимизировать работу больниц.

Промышленность

Ключевой задачей большинства производителей является снижение накладных расходов. Технология process mining поможет выявить и устранить недостатки в  производстве путем оптимизации процесса закупок и определения оптимального соотношения объемов производства «на склад» и производства «на заказ».

Логистика

Оптимизация пропускной способности и улучшение качества доставки являются первоочередными задачами в отрасли логистики. Интеллектуальный анализ будет включать в себя процессы, начиная от заказа, закупки, отгрузки на хранение, импорта/ экспорта, таможни и до внутреннего перемещения материалов.

Новые случаи использования process mining

Наряду с большим количеством отраслей, изучающих преимущества process mining, в 2020 году появятся инновационные способы применения этой технологии.

Все, что состоит из шагов, ведущих от одной точки к другой – это процесс. Анализируемая информация, с точки зрения процесса, может дать ответы на все возникающие вопросы:

• Почему поезда опаздывают? 
• Как компьютерные игры влияют на мозг? 
• Почему рефрижераторы  прибывают с испорченным товаром?

Пример: менеджер по логистике не мог решить загадку испорченных товаров. Поскольку в рефрижераторных контейнерах не было обнаружено технических неисправностей, специалисты были в недоумении. Путем извлечения журналов событий из систем учета движения и их дальнейшего анализа, было обнаружено, что водители выключали двигатель во время перерывов, чтобы уменьшить расход топлива. Из-за этого температурный режим в контейнерах  постоянно менялся (отсутствовал климат-контроль).   

Долгосрочные стратегии с process mining

Компании, которые пока не готовы с головой погрузиться в интеллектуальный анализ процессов, могут воспользоваться таким инструментом, как Process Mining simulation. Он позволяет смоделировать будущий процесс и увидеть результаты внедрения технологии до того, как будут предприняты реальные меры.

В 2020 г. компании будут постепенно выходить за рамки обнаружения процессов и перейдут к их оптимизации и внедрению RPA. Таким образом, необходимость постоянного мониторинга еще больше возрастает, поскольку роботизированные программы, развернутые с помощью инициатив RPA, требуют постоянного мониторинга.

С точки зрения автоматизации, это 5 шагов вперед и 1 шаг назад. Даже если процесс автоматизирован (5 шагов вперед), это не значит, что за ним можно не наблюдать (1 шаг назад).

В рамках этой долгосрочной стратегии компании будут отдавать приоритет качественным решениям, а не огромному количеству ботов. И process mining покажет себя как реальное и эффективное бизнес-решение.

Сотрудничество людей и роботов (Гибридная Интеграция Процессов)

Уже сейчас роботы воспринимаются как «цифровые сотрудники», и в ближайшие 2 года количество программных роботов на рабочих местах увеличится более чем на 50%. Во всем мире произойдет фундаментальный сдвиг в сторону сотрудничества человека и машины.

Это будет происходить в форме усиления интеграции гибридных процессов. Роботы выполняют только часть задания, они не выполняют работу «от и до». Для устранения расхождений и принятия окончательных решений программы опираются на действия человека, т.е. они напрямую зависят от человеческого разума.

Необходимость взаимодействия людей и роботов на рабочем месте приведет к волне программ переподготовки кадров. Сотрудникам придется осваивать новые компетенции, чтобы эффективно управлять роботами и уделять больше времени задачам, требующим участия человека.

Роботизированная автоматизация процессов 

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) была в центре внимания в 2019 году. В мае 2019 компания «Делойт» провела опрос, где участвовали 523 руководителя из 26 стран. Опрос показал, что организации не только продолжают использовать RPA, но и расширяют область его применения. 58% опрошенных руководителей сообщают, что они начали свой «путь автоматизации».

В 2020, по мнению экспертов, мы увидим более глубокую интеграцию process mining и RPA. Связь между RPA и Process Mining очевидна – Process Mining определяет задачи для автоматизации и выступает в качестве предшественника RPA.

Однако RPA может функционировать в одиночку, с некоторыми недостатками. Без интеграции с process mining RPA будет выявлять пробелы, лежащие на поверхности (что пользователи могут сделать самостоятельно). С точки зрения автоматизации такой подход не является эффективным.

Process mining выявляет связи между операциями, о которых пользователи могут не знать, что позволяет технологии более точно определять области для дальнейшей автоматизации. 

Контекст данных

Если аналитик, который не работает с самим процессом, получает данные из системы без контекста, то его представление о процессе будет весьма размытым.

Следующая тенденция process mining будет заключаться в сохранении или добавлении обширного контекста к извлеченным данным. Использование журналов событий  в качестве входных данных для process mining – это первый шаг.

Второй шаг – получить контекстную информацию. В первую очередь, это необходимо бизнес-аналитикам и владельцам процессов. Соответственно, чем обширнее и полнее контекст, тем качественнее анализ, что напрямую влияет на принятие оптимальных бизнес-решений.

Проблема соответствия требованиям

В настоящее время компаниям приходится работать в рамках огромного количества постоянно меняющихся законов, регламентов, инструкций и положений. Эти правила сказываются на их эффективной и юридически обоснованной работе на всех географических рынках. Стремясь к производственной эффективности и идеальному соответствию требованиям, организации также будут стремиться к разумной работе в рамках своей правовой системы.

Старый способ контроля соответствия, который все еще используется большинством международных предприятий, заключается в том, чтобы осуществлять комплаенс-контроль на региональном уровне (т.е. раздельно). Каждый офис в каждой стране работает в рамках собственных систем контроля.

Такой подход довольно рискован. Более того, он создает пространство для несоблюдения требований. Компании обходят этот риск, инвестируя в централизованные, специализированные системы комплаенса: базы данных, где регламент может быть запрограммирован и интегрирован в сам процесс.

Специализированное ПО для обеспечения соблюдения требований станет новейшей системой, дополняющей process mining.

Подготовлено по материалам сайта Minit