Обнаружить недостатки в деятельности компании – не самая простая задача, особенно, когда речь идет о крупном предприятии, где работают свыше 500 человек и ежедневно участвуют в выполнении большого количества операций в рамках бизнес-процессов. На эффективность и производительность могут влиять десятки факторов, обнаружить которые без применения технологий не представляется возможным. Применение process mining как инструмент для поиска “узких мест”, ошибок и намеренных нарушений регламента в рамках процесса дает отличные результаты.
Что такое process mining?
Process mining – технология, позволяющая детально понять суть процессов компании. C помощью специализированного ПО, интегрированного в ИТ-системы, process mining отражает, каким образом протекают процессы в действительности. ПО структурирует и визуализирует данные, что дает полное представление о недостатках в процессах. В результате предприятия могут точнее сфокусироваться на совершенствовании своей деятельности, ориентируясь на достоверную информацию.
Как это работает?
Инструменты process mining обнаруживают фактические модели процессов, опираясь на «сырые» данные из журналов событий. Иными словами, технология способна собрать информацию из разных ИС, используемых на предприятии (1С, IP-телефония, кадровые системы), и выстроить точную карту любого процесса.
Как работают инструменты process mining шаг за шагом:
- Определение процесса, который предстоит оцифровать.
- Определение ИС, в которых реализуется процесс.
- Интеграция инструментов process mining.
- Сбор данных из ИС и их последующая обработка.
- Затем извлекается последовательность действий для каждого случая. На этом этапе, как правило, становится очевидно, что случаи отличаются друг от друга. Это возникает из-за ручных изменений или ошибок в процессе работы.
- После извлечения последовательности действий инструменты process mining начинают объединять эти последовательности. По мере возникновения новых вариантов протекания процесса фактический процесс усложняется.
- Анализ модели процесса.
Главные преимущества технологии process mining?
Снижение затрат. Автоматизируя процессы и устраняя ненужные шаги, компании могут снизить затраты. QPR, компания разработчик одноименной системы класса process mining, поделилась информацией: их клиенты Metsä Board снизили количество ошибок в счетах на оплату на 80% после внедрения технологии process mining.
Улучшение качества обслуживания клиентов. Благодаря выявлению “узких мест”, направлений совершенствования и оптимизации различных процессов, общее время производственного цикла сокращается. Это позволяет ускорить обслуживание клиентов и улучшить качество оказания услуг в целом. В результате растет удовлетворенность клиентов, а это положительно скажется на доходах и потребительской лояльности.
Преимущества соответствий требованиям. Хотя аудит – это трудоемкий и длительный процесс, быстрый анализ с помощью инструментов process mining может сократить его. Кроме того, PM может обнаруживать несоответствующие требованиям процессы и уведомлять компании о таких вопросах в режиме реального времени.
Каким образом process mining способствует автоматизации и RPA?
Process mining обеспечивает наглядное, основанное на данных представление процессов. Это позволяет компаниям:
- сосредоточить усилия на автоматизации и совершенствовании процессов;
- существенно ускорить автоматизацию, получив необходимые данные;
- рассчитать преимущества автоматизации.
Команды, ответственные за RPA, как и любая инициативная группа по автоматизации, должны четко понимать суть автоматизируемого процесса. Обычно это достигается путем наблюдения за работой сотрудников и проведения опросов. Но эти методы дают лишь поверхностное представление и отнимают много времени как у специалистов в области автоматизации, так и у сотрудников. Кроме того, при опросе сотрудники не могут вспомнить все до мельчайших подробностей. Программное обеспечение для интеллектуального анализа предоставляет детальный обзор всех этапов процесса и позволяет предпринимать необходимые шаги на основе полученных данных. После завершения автоматизации инструменты process mining могут осуществлять мониторинг производительности, чтобы оценить степень улучшений и обеспечить корректную работу автоматизированного процесса. QPR заявляет, что process mining может повысить темпы автоматизации процессов на 50%.
На что следует обратить внимание при выборе поставщика технологии process mining?
На сегодняшний день инструменты process mining могут работать с различными системами (ERP-системы, CRM-приложения и т.д.) и могут быть интегрированы в любую существующую ИТ-инфраструктуру. При выборе поставщика учитывайте следующие возможности:
- Мониторинг журналов событий для выявления реальных бизнес-процессов.
- Проведение тестов на соответствие требованиям для выявления аномалий и отклонений.
- Предоставление данных о том, какие сотрудники отклоняются от стандартных процедур.
- Интеграция с существующим программным обеспечением компании и ИТ-инфраструктурой.
Ниже представлены компании разработчики систем класса process mining:
- Celonis (Германия),
- Lana Labs (Германия),
- Minit (Словакия),
- QPR (Финляндия)
- Инфомаксимум (Россия) входит в реестр отечественного ПО,
- Signavio (Германия),
- Disco (Нидерланды).
Сейчас, когда мировая экономика переживает непростые времена из-за пандемии коронавируса, компании более активно включились в процесс цифровой трансформации для того, чтобы отстоять свои позиции на рынке. Process mining, по мнению экспертов, станет более востребован в вопросах оптимизации бизнес-процессов для организаций разных форм собственности и сфер экономической деятельности.