Обнаружение процессов несет организации следующие выгоды:

• Снижение затрат

Изучая реальные процессы, компании могут уменьшить число отклонений и предотвратить ошибки, являющиеся причиной лишних затрат. Кроме того, обнаружение процессов помогает предприятиям определить, какие процессы больше всего подходят для автоматизации, что, в конечном счете, также приведет к снижению расходов.

К примеру, финская компания Vaisala использовала инструмент process mining для быстрого обнаружения отклонений в текущих процессах, включая продажи, техническую поддержку и ремонтные работы. В результате компании удалось улучшить качество ремонтных процессов примерно на 59% в зависимости от продукта, а также значительно уменьшить уровень затрат.

• Предотвращение ошибок при проведении автоматизации и внедрении RPA

Опрос, проведенный в 2020 году компанией Deloitte, показал, что 53% респондентов начали внедрять в той или иной форме  RPA, а к 2022 году это количество возрастет и составит 72%. Учитывая растущий потенциал RPA, бизнес также должен осознавать, что почти половина проектов RPA терпят неудачу.

Компании должны разбираться во всех деталях, чтобы выбрать оптимальные процессы для автоматизации. И при наличии всей необходимой информации бизнес может внедрить решение RPA в желаемые сроки и при этом извлечь максимум выгоды.

• Улучшение комплаенс-контроля

Технология обнаружения процессов может существенно сократить время проведения проверок, предоставив все варианты процесса. Кроме того, можно обнаружить действия, нарушающие установленные правила и быстрее принять меры по их устранению.

Основные трудности

Хотя обнаружение процессов дает массу преимуществ, есть несколько аспектов, на которые следует обратить внимание:

• Компании не могут видеть потенциально возможные сценарии процессов

Первоначальная цель технологии обнаружения процессов – это понимание реальных процессов. В этом случае компании опираются на данные о событиях, которые уже произошли. Следовательно, обнаружение процессов не дает представления о событиях, которые могли бы произойти. 

В качестве решения компании могут моделировать различные сценарии и готовиться к возможным проблемам, которые могут возникнуть в будущем.

• Определение уровня детализации

При обнаружении процессов компаниям нужно избегать двух крайностей:

• зациклиться на анализе действительно редких вариантов;
• не обращать внимания на  редкие, но важные сценарии, которые могут указывать на серьезные проблемы.

• Отсутствие полной информации

Для обнаружения процессов необходимы три ключевых элемента: наименование события, уникальный идентификатор и временная отметка. Когда один из этих элементов отсутствует, невозможно сопоставить событие с остальными данными. Соответственно, это не позволяет  обнаружить все варианты протекания процесса.

Технологии для обнаружения процессов

• Process mining

Process mining – это развивающееся решение, которое предполагает внедрение специализированного ПО в IT-системы компании, что позволяет извлечь всю необходимую информацию (журналы событий, метрики производительности) для выявления причинно-следственных связей между этапами процесса. Process mining не ограничивается обнаружением процессов. Компании также  используют технологию интеллектуального анализа  для поиска способов оптимизации своей деятельности.

• Программное обеспечение управления бизнес-процессами (BPMS)

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPMS) также является универсальным инструментом, который позволяет обнаружить и оптимизировать процессы. Фокус на том, чтобы помочь компаниям оптимизировать свои процессы для достижения поставленных целей. Хотя BPMS в основном сосредоточен на мониторинге процессов, а не на обнаружении новых, инструмент все же может быть использован для выявления отклонений и иных нарушений. Таким образом, с помощью BPMS компании также могут детально разобраться в бизнес-процессах.

Новые подходы

Process mining традиционно основан на данных журналов событий. Однако компании также упорно работают над сбором информации:

• из офисных приложений (Microsoft Excel, Outlook и др.);
• путем записи экрана сотрудника в режиме реального времени.

Это требует использования специальных программных агентов. Основное ограничение этих инструментов  в том, что нельзя узнать, что происходит внутри системы. Процесс рассматривается с точки зрения конечного пользователя. Но все же эти инструменты помогают выявить ненужные, повторяющиеся действия и провести автоматизацию более эффективно.