Организации точно знают, как должен протекать «идеальный» процесс. Многие из них считают, что в их внутренних документах он уже зафиксирован максимально подробно и точно. Это не так. Большинство компаний понятия не имеют, как происходит работа на самом деле. Это самая большая проблема, поскольку в попытке усовершенствовать процесс управленческий состав зачастую может принимать  недостаточно эффективные решения. 

Технология обнаружения процессов позволяет предотвратить это, обеспечивая руководство полной, актуальной и достоверной информацией, на основании которой могут быть приняты оптимальные решения. На сегодняшний день на рынке представлены различные технологии для обнаружения процессов. 

Что такое обнаружение процессов?

Обнаружение процессов – это набор различных инструментов и методов, позволяющий узнать, как фактически выполняются те или иные процессы в компании. Технология гарантирует предприятиям полную осведомленность о процессах, позволяет выявлять отклонения и  этапы, о которых никто даже не подозревает. Эта информация помогает определить затруднения и выбрать оптимальные направления совершенствования.

Как происходит обнаружение процессов?

Необходимые данные извлекаются из «сырых» журналов событий. Далее путем сопоставления всех событий и выявления причинно-следственных связей формируется модель процесса. В обнаружении процессов выделяют несколько этапов:

• Извлечение данных: как правило, крупные компании собирают данные из множества различных источников – CRM или ERP, системы начисления зарплаты, кадровые и инвентаризационные системы и др. Журналы событий и метрики производительности извлекаются из  IT-систем компании.
• Обработка и отображение событий: собранные данные анализируются и отображаются в виде карты для каждого отдельного случая. На этом этапе также выявляются отклонения от оптимального сценария – так называемые “узкие места”, вызванные ручными изменениями или ошибками.
• Объединение событий для построения модели реального процесса: созданные карты процессов объединяются и наглядно представляются в виде единой карты. Таким образом, можно без труда узнать, кто, когда и где выполнял то или иное действие.

Это пример карты процессов – схемы, которая отображает последовательность этапов выполнения операций процесса. Хаос на карте доказывает, что его реальное протекание не соответствуют представлениям бизнеса. После проведения анализа обнаружения процессов организации понимают, как функционируют процессы в действительности. Чем толще линия (на изображении), тем чаще процесс протекает по этому сценарию. Как можно заметить, в реальности процессы достаточно сложны и включают большое количество отклонений, среди которых могут встречаться переброс задач с одного исполнителя на другого, временные петли, повторения, лишние согласования и т.д.

Как связаны  process mining и обнаружение процессов?

Обнаружение процессов – это подотрасль интеллектуального анализа, и большинство программных продуктов process mining включают в себя возможности обнаружения процессов.

Почему обнаружение процессов так важно сегодня?

По мере того как бизнес становится крупнее, и компании стремятся выделиться из общей массы конкурентов, процессы усложняются. И это, в свою очередь, приводит к возникновению новых событий, причем, предприятия могут не знать о них. Таким образом, на сегодняшний день обнаружение процессов является важнейшей задачей.

Обнаружение процессов – это не новый термин. Он известен с начала 2000-х, а его функциональные возможности зачастую обеспечиваются решениями Process mining.