Финансовые операции – совокупность сложных процессов, потому использование Process Mining не станет сиюминутной панацеей, а первые «осязаемые» результаты будут спустя 2-3 месяца после внедрения. Тем не менее, технология позволяет получить конструктивные ответы на ряд вопросов:

• Сколько времени уходит на обработку финансовых операций?
• Существует ли одинаковый вариант выполнения одного и того же процесса у разных команд?
• По каким причинам возникают задержки и переделки в реализации БП?
• Какова эффективность использования информационных систем компании?
• Какую из финансовых операций лучше и выгоднее автоматизировать?
• С какими рисками может столкнуться бизнес?

Основные преимущества технологии

• Ускоренное время выполнения
  Финансы – сфера, где формула «время – деньги» работает лучше всего, потому сокращение тайминга процесса прямо пропорционально оптимизации затрат. Внедрение и последовательное использование инструментов Process Mining позволяет выявить недостатки бизнес-процессов, определить «узкие места» и, соответственно, ликвидировать недостатки на основе полученной информации. 
• Повышение производительности
  Пошаговая фиксация действий сотрудников с помощью PM – фундамент сокращения рутинных и повторяющихся операций, который дает возможность упростить процессы или полностью удалить неэффективные этапы их выполнения, а также определить потенциал автоматизации. 
• Управление рисками
  Высокая прозрачность процессов – равно быстрое выявление аномалий, которыми могут быть нежелательные финансовые операции или попытки мошеннических действий. Ко всему прочему, к исследуемому перечню можно отнести и закупки, где высок потенциал недобросовестных или ошибочных шагов. 
• Оптимизация оборотного капитала
  Любую часть бизнес-процесса можно улучшить, и этот тезис становится особенно актуальным, если речь идет об оплате. Внедрение Process Mining способствует их улучшению, а также оптимизации кредиторской задолженности. Грамотное использование технологии позволяет высвобождать сотни тысяч долларов оборотного капитала.
• Повышение удовлетворенности
  Ускорение выполнения процессов позволяет экономить время не только бизнесу, но и клиентам, что повышает их лояльность к конкретной компании, но и снижает количество отказов на промежуточных стадиях БП. Пример: заявка на кредит попала к сотруднику, находящемуся в отпуске, ожидание потребителя вышло за рамки и, как итог, займ не состоялся. 

Момент: гипотетические ответы на вопросы хороши в вакууме, но их жизнеспособность находится на нулевом уровне без конкретных примеров и детализации.

Типичные примеры использования 

Понятно, что исходная формулировка «финансовые операции» автоматически подразумевает исследование процессов, напрямую связанных с денежными вопросами и капиталом. Тем не менее, необходимо выделить базовую группу БП, в рамках которых эффект внедрения Process Mining ощущается лучше всего. 

• Кредиторская задолженность
  Использование процессной аналитики позволяет структурировать исполнение финансовых обязательств между различными поставщиками, а также держать в фокусе внимания своевременность оплаты выставленных счетов.
• Дебиторская задолженность
  Выявление «узких мест» и их последующее устранение приводят к минимизации просрочек продажи товаров, а также способствует регулированию и наращиванию оборотного капитала.
• Procure-to-pay
  Оптимизация бизнес-процессов и/или их дальнейшая оптимизация снижают операционные затраты, высвобождая дополнительные средства для устойчивого и непрерывного развития. 

Области повышения эффективности

Представим: проект по Process Mining готов к старту – есть понимание целей и задач, определены процессы, а команда готовится реализовать задуманное. В таком случае необходимо спланировать дальнейшие действия, имеющие потенциал повышения эффективности инструментов процессной аналитики. Выделим ключевые: 

• Работа с информационными системами
  Важно сформировать пул источников данных, к числу которых могут относиться записи о финансовых операциях, информация о клиентах и отчеты по операционной деятельности. 
• Оценка сроков
  Определите реальные сроки завершения работ. Они должны учитывать план извлечения, предварительной обработки и анализа данных, а также все дополнительные шаги, необходимые для достижения тактических и стратегических целей внедрения.

Потенциальные ограничения в финансовых операциях

• Качество исходных данных
  Результат процессной аналитики является настолько точным, насколько точны данные, используемые для создания модели БП. 
• Отсутствие понимания трудозатрат
  Process Mining отлично подходит для измерения последовательности событий в процессе, но он не может дать полного представления о том, какие поставщики или клиенты требуют наибольших временных затрат.
• Видение проблем, а не причин
  PM хорошо справляется с детализированным определением проблем, но не всегда способен выявить основные причины аномалий, вариаций или ошибок в процессе.

 По материалам Workfellow