Timesheet – инструмент учета рабочего времени. Классический таймшит – вручную заполняемая таблица на листе бумаги, однако на сегодняшний момент принято использовать электронные таблицы или специализированное программное обеспечение.

История таймшитов

В нашей стране более привычно употребление термина «табель», возникшего от латинского “tabula” – таблица. Впервые использование подобных инструментов отмечено в XIX веке. Таймшит представлял собой лист бумаги, где были прописаны задачи, дни и время работы. Работники отмечались в нем каждый раз, когда приходили/уходили с работы. Эта процедура была необходимой при начислении заработной платы. На западе таймшиты массово применялись в промышленном секторе и производстве с момента возникновения.

В СССР система таймшитов нашла широкое применение в производстве и в морском деле, что подтверждает приказ Минморфлота СССР No6 от 1976 года: “второй помощник капитана обязан <…> вести грузовую книгу, оформлять таймшиты”. Часто документы заполнялись отдельным специалистом – табельщиком, который в конце месяца сдавал их в бухгалтерию, на базе чего работникам начислялась зарплата.

Технология не стояла на месте, развивались новые способы заполнения и контроля таймшитов. Сейчас бумажные табели используются редко, уступив место специализированным программным решениям. Широко распространены два типа:

• классические

Подход полностью повторяет бумажный, но представлен в виде стандартной электронной таблицы;

• хронологические

Таймшит визуально похож на журнал событий и представлен в виде ленты задач.

Преимущества timesheets

Использование табелей, в первую очередь, было актуально для предприятий, применяющих почасовую форму оплаты труда. Кроме того, внедрение таймшитов в организацию может значительно снизить расходы за счет:

эффективного и более точного начисления зарплаты;

становления прозрачности расходов с перспективой их снижения;

автоматизации биллинга.

Большое значение табели имеют для планирования ресурсов благодаря точному знанию временных затрат сотрудников или подрядчиков на выполнение различных типов задач. Исторические срезы таймшитов помогут даже спланировать систему отпусков и провести оценку компетенций сотрудников: поощрить самых активных и направить на обучение чуть отстающих.

По мнению экспертов, даже сам факт подсчета времени мотивирует сотрудников отказаться от прокрастинации во время рабочего дня: не серфить в интернете, не поддаваться желанию изучить все новостные ленты и праздно поболтать в соцсетях. Для HR таймшиты дадут данные о загруженности сотрудников и наиболее часто выполняемых ими типов задач, что позволяет точнее управлять персоналом, не допуская срывов дедлайнов и эмоционального выгорания.

Сотрудники могут использовать табели для повышения своей производительности, чтобы наглядно увидеть, сколько часов они потратили на задачу, и визуализировать план ежедневной работы. Прозрачность и объективность данных – дополнительный фактор доверия и лояльности к компании, поскольку у работников не будет сомнений на тему того, что кто-то получает меньше, чем того заслуживает.

Помимо этого, использование таймшитов позволяет:

• проводить анализ рентабельности проектов;
• контролировать работу исполнителей;
• строить наглядные отчеты с использованием графиков, схем и диаграмм;
• обеспечивать многоуровневую систему доступа;
• упрощать приоритезацию задач.

Отдельный пункт: как правило, специализированное ПО не ограничивает количество проектов, исполнителей и задач, в связи с чем можно не опасаться неполноты полученной информации.