Status Quo больше не уместен – коронавирус это наглядно показал. События, связанные с пандемией, окончательно заставили бизнес взглянуть на мир иначе – пора искать резервы внутри компании. Речь не идет о реинжиниринге, скорее – об усилении управления бизнес-процессами. Его цель заключается в постоянном совершенствовании деятельности организации и процессов, протекающих внутри нее.

Что такое бизнес-процесс? Специфика и особенности

Начнем с того, что бизнес-процесс – неотъемлемая часть любой организации независимо от ее масштабов, сферы, специфики деятельности и внутренних распорядков. Для того, чтобы управлять ими, необходимо четко понимать, что это такое. Существует множество трактований термина “бизнес-процесс”, но наиболее классическим принято считать совокупность последовательности действий по изменению ресурсов, полученных на входе, в итоговый продукт, на выходе представляющий важность и ценность для потребителя. У каждого процесса есть владелец, т.е. ответственный за результат его выполнения.

Кроме того, существует система показателей (стоимость, риски, время выполнения шагов, удельный вес брака, степень загрузки персонала и т.д.). Управление БП = определение параметров, по которым будет измеряться процесс, и фиксация их целевых значений. 

Рассмотрим основные группы бизнес-процессов:

• Производственные (основные)

Эти процессы нацелены на производство продукции/выполнение услуг, гарантирующие доход. Для вуза это оказание образовательных услуг, для логистической компании – транспортные перевозки, для продуктовой IT-компании – разработка собственных систем и ресурсов. Оптимальное число подобных процессов – от пяти до девяти.

• Управленческие

Сюда относятся процессы, напрямую связанные с развитием, достижением поставленных целей и регулирующих текущую деятельность компании.  Это планирование, бюджетирование, внедрение системы ключевых показателей эффективности и корректировка производственных действий. 

• Обеспечивающие

Данные процессы направлены на создание всей необходимой инфраструктуры для работы производственных отделов/департаментов. Сюда можно отнести бухгалтерское и юридическое сопровождение, HR-процессы, ремонтные работы и др. 

Рассматривая управление бизнес-процессами, нельзя не упомянуть BPM (Business Process Management) – методику управления организацией, в которой основной объект для наблюдения, выполнения, измерения и наблюдения – бизнес-процесс. По Gartner, BPM интегрирует в себе такие классические понятия как миссия и видение организации, ее позиционирование и цели, тактические и стратегические планы. 

Именно концепция BPM – “евангелист” измеряемых характеристик процесса, благодаря которым можно его проанализировать, оценить его эффективность, найти уязвимые места и определить пути оптимизации. Основа BPM – создание регламентов бизнес-процессов с их последующим непрерывным мониторингом. 

Жизненный цикл бизнес-процесса

Типичный жизненный цикл БП состоит из следующих этапов:

• Моделирование

Или анализ. На этом шаге предполагается определение временных, финансовых и трудовых ресурсов, которые будут затрачены на бизнес-процесс и прогноз возникновения проблем и потенциальных “узких мест”.

• Описание

На этапе фиксируются критерии, по которым будет происходить оценка эффективности бизнес-процессов, документируется то, каким образом будет протекать сам процесс (модель to be) и назначаются должностные лица. 

• Обеспечение непрерывности

Обоснование технических, технологических и организационных решений, которые вырабатываются для сохранения основного направления компании от раз инцидентов и их последствий.

• Внедрение

Цепочка запланированных и системно осуществляемых действий, которые будут создавать все условия для протекания бизнес-процесса в том виде, в котором он был смоделирован.

• Мониторинг

Проведение проверки эффективности процесса и его соответствия заданным параметрам качества. По итогам мониторинга возможен возврат к стадии описания и внесение необходимых коррективов.

Подходы к управлению бизнес-процессами

Существует два основных подхода к управлению процессами:

• функциональный

Подход строится на представлении компании как комплекса функций, которые присущи той или иной организационной единице. Подход подчинен строгой вертикальной иерархии: сотрудники четко понимают то, чем занимаются (но не понимают зачем), и способны оперативно обучать новых сотрудников. Кроме того, для подхода характерна декомпозиция поставленных задач. Руководитель ставит конкретные задачи, которые спускаются по иерархической лестнице. Итог выполнения задачи проходит несколько процедур согласования с функциональными руководителями, пока не окажется у основного управленца. Коммуникации между структурными единицами идут через руководителей на планерках/летучках/совещаниях, отсутствуют совместная координация работ и их планирование.

• процессный

В отличие от предыдущего подхода, этот рассматривает компанию как открытую гибкую систему, а ее деятельность – как комплекс связанных бизнес-процессов, контролируемых при помощи KPI.  Процессный метод управления позволяет не только избежать лишних действий, ввода ненужных функций/должностей, но и сводит к минимум риск возникновения простоев в работе.  Рабочий процесс идет согласно внутреннему регламенту, в котором задействованы команды участников из разных организационных единиц. Сотрудники сами выстраивают общение и цепочки взаимодействия, а руководитель участвует только тогда, когда это нужно, контролируя со стороны. 

Особенности внедрения систем управления бизнес-процессами

При всех перспективах не всегда внедрение системы бизнес-процессов полезно и актуально для компании. Организация с небольшим штатом и без определенной целевой аудитории может даже пострадать, пытаясь внедрить сложные инструменты управления процессами. Кроме того, многое зависит и от личности руководителя. Он должен быть человеком инициативным, продуктивным, готовым работать на перспективу и гибко реагировать на все инциденты и сложные ситуации. 

Однако при активном развитии компания придет к пониманию, что разросшаяся организационная структура “не влезает” в имеющиеся рамки, и централизованное управление просто необходимо для создания крепкого фундамента системы автоматизированных бизнес-процессов. Другой критерий, от которого зависит актуальность обращения к процессному подходу – специфика деятельности компании. Логично, что гораздо больший профит получат крупные предприятия с цикличным производством, а вот проектным компаниям из-за особенностей работы будет сложнее адаптировать подход под себя.

Для успешного внедрения системы бизнес-процессов необходимо понимание, каких результатов вы хотите достичь. Прежде, чем выбирать подходы к управлению, изучать сложные программные продукты и методологии работы, попробуйте проанализировать текущую ситуацию в компании и правильно определить собственные потребности.