Программные инструменты класса process mining извлекают данные непосредственно из информационных систем организации (например, ERP, CRM, BPM), анализируют и визуализируют фактические внутренние процессы. Таким образом управленцы получают целостное представление о том, как в действительности работает компания: становятся очевидны “узкие места” процессов и выявляются риски, но вместе с этим открываются новые перспективы и возможности. Внедрение RPA – одна из них. 

Применить инструментарий процессной аналитики может практически любая компания в любой отрасли. На рынке сейчас достаточно IT-решений, которые способны детально визуализировать данные и дать максимум информации о внутренних процессах.

И многие руководители, прежде чем принять решение о внедрении, задаются несколькими вопросами, ответы на которые мы сегодня дадим:

Мы уже используем BI. Зачем нам нужно что-то еще?

Есть несколько принципиальных различий между системами Business Intelligence (BI) и Process Mining, хотя обе они нацелены на обеспечение понимания процессов и принятие грамотных управленческих решений, основанных на реальных фактах.

Самое существенное отличие касается поиска основных причин проблем процессов: и BI, и PM помогают отслеживать их выполнение и протекание, но PM дополняет общую картину, помогая проводить их непосредственный анализ, выявляя “узкие места” и несоответствия внутренним регламентам, которые отображаются в режиме реального времени на основе собранных логов.

Процессная аналитика направлена на определение проблемных областей в процессах организации, выделяя их в блок-схемы и ранжируя деловые операции в зависимости от вклада в бизнес-результаты. Более того, process mining  отвечает не только на вопросы «Что происходит?» и «Когда это происходит?», но и «Почему это происходит?».

Второе отличие касается простоты использования: процессная аналитика лучше воспринимает огромные массивы строк, нежели BI. 

Допустим, мы нашли проблему. И что дальше?

Решить проблему без участия руководителя невозможно. Любые инструменты класса process mining – не волшебная палочка, но, тем не менее, они помогут определить самые важные проблемы благодаря встроенному анализу первопричин. 

Когда приходит понимание, как процессы протекают на самом деле, то хочется “копнуть глубже” и понять, что стало причиной возникших проблем и “узких мест”. С помощью анализа станут очевидными длительное время выполнения заказа или временные петли. Панацеи нет, каждая проблема рассматривается отдельно, и решение о ее устранении также принимается индивидуально. 

Наши данные находятся в разных системах. Может ли процессная аналитика объединить данные из разных источников?

Да. Как правило, такие системы способны подключаться к различным источникам данных. Предположим, ваша организация использует несколько локальных систем SAP ERP, одно облачное решение Salesforce, несколько пользовательских приложений SQL и некоторые файлы Excel. Вы можете использовать данные о событиях от всех из них.

Придется радикально перекраивать наши процессы? Это дорого.

Улучшить – не значит полностью перекроить процесс (провести реинжиниринг). Инфомаксимум, российский вендор, представила кейс о внедрении своего продукта в телекоммуникационную компанию. После анализа, визуализации и изучения деталей процесса руководством было принято решение роботизировать операцию прикрепления файлов, что в масштабе всей компании (3000 человек) позволило сэкономить около 75 млн рублей.