Сколько рабочего времени уходит на заполнение таблиц, перенос данных между системами и ручные проверки? Крупная международная компания из пищевой промышленности решила разобраться в этом с помощью Task Mining. Анализ действий более 600 сотрудников показал, где скрываются основные потери времени и какие операции можно автоматизировать.

Работа, которую не видно в отчетах

В 2025 году американская компания, работающая на международном рынке продуктов питания и напитков, столкнулась с необходимостью повысить эффективность финансовых подразделений. Сотрудники регулярно готовили отчеты, согласовывали документы, проверяли счета и обрабатывали исключения. Значительная часть этой работы выполнялась вручную.

Проблема заключалась в отсутствии полной картины трудозатрат. Руководство понимало, какие процессы выполняются, но не располагало подробными данными о действиях сотрудников внутри приложений. Поэтому было сложно оценить объем повторяющихся операций и определить, какие из них стоит автоматизировать.

Для исследования компания привлекла специалистов Genpact, которые использовали технологию Task Mining от западного вендора.

Что показал анализ

Исследование охватило более 600 сотрудников и шесть направлений работы, включая закупки, управление заказами, расчеты с клиентами, цепочки поставок и управление нормативно-справочной информацией.

Task Mining позволил изучить действия пользователей в корпоративных приложениях, в том числе переключения между программами, копирование данных и обработку нестандартных ситуаций.

Полученные результаты показали масштаб ручной работы:

• Более 5600 часов ежегодно уходило на подготовку плановых отчетов вне основных информационных систем.
• 3800 часов занимало ведение ручных реестров для проверки промоакций.
• 2100 часов сотрудники тратили на обработку исключений.
• Еще сотни часов расходовались на проверку счетов, согласования по электронной почте и обработку обращений.

Только первые три категории в сумме составляли более 11,5 тыс. часов ежегодно.

При этом проблема заключалась не просто в использовании электронных таблиц или почты. Ручные операции повторялись в разных процессах, увеличивали трудозатраты и затрудняли контроль выполнения задач.

От наблюдений к изменениям

Анализ помог сформировать 58 выводов о работе подразделений и определить 27 направлений для улучшений.

Одним из них стала автоматизация повторяющихся действий: переноса данных, ручных проверок и обработки исключений. Другим — пересмотр использования программного обеспечения.

Специалисты изучили, какие приложения сотрудники используют чаще всего, сколько времени проводят в них и какие инструменты остаются недостаточно востребованными. Это позволило найти возможности для оптимизации расходов на программные лицензии.

Отдельное внимание уделили распределению рабочей нагрузки. Данные о продолжительности действий помогли определить участки, где можно изменить организацию работы и сократить простои.

Для дальнейшего контроля компания получила аналитическую панель, позволяющую наблюдать за выполнением процессов и использованием приложений.

Какой эффект удалось получить

По данным Genpact, выявленные возможности сокращения ручной работы соответствуют трудозатратам примерно 20 штатных сотрудников. Речь идет о потенциале перераспределения рабочего времени, а не о сокращении персонала.

Первый этап проекта завершен. Компания планирует распространить аналогичный анализ на другие регионы и продолжить автоматизацию.

Этот кейс показывает, почему оценки эффективности только на уровне бизнес-процессов бывает недостаточно. За привычными операциями могут скрываться сотни повторяющихся действий, которые не отражаются в общей статистике.

Task Mining позволяет увидеть эту часть работы и перейти от предположений о трудозатратах к их количественной оценке. А уже на основе полученных данных определять, какие изменения действительно имеют смысл.

По материалам Genpact