Каждое уникальное действие, совершенное в информационных системах, оставляет «цифровой след». Это касается любой сферы, в том числе и здравоохранения. В больницах каждый шаг фиксируется в базе данных с отметкой о времени и не зависит от того, записывает ли врач диагноз, отправляет медсестра запрос или лаборатория определяет показатели крови.

В медицине процессы сложны сами по себе, кроме того, существуют строгие правила и протоколы, а для обеспечения наилучшего медицинского обслуживания все отделы должны оптимально работать вместе. Все эти условия идеальны для внедрения инструментов класса Process Mining.

Process Mining, или процессная аналитика, – это глубинный анализ процессов на основании исследования выполненных действий. Process Mining даёт понимание о процессе и его “узких местах” – отклонениях от протоколов или согласованных способов работы. В здравоохранении важнейшими показателями являются время оказания  медицинской помощи и ожидание её пациентами. Выявление отклонений и временных затрат на данных этапах с последующим их усовершенствованием повысит качество предоставляемых  услуг.

Рассмотрим результаты применения технологии на двух кейсах:

1. Хирургия: тайминг операций

Ситуация: операционная бригада крупной университетской больницы осуществляет прием пациентов с различными симптомами в условиях ограниченного времени, что приводит к длинным очередям. Необходимо усовершенствовать процесс оказания неотложной помощи.

Цель внедрения технологии – получить полное представление о масштабах проблем, проанализировать причины их появления и выявить неэффективные действия. Благодаря разбору и исследованию фактически протекающего процесса, формируется визуальная карта процесса, где отображены все его детали и нюансы.  

Реализация проекта началась с описания фактического процесса для получения четкого представления о различных этапах и сроках выполнения работ в отделении неотложной помощи. Дальнейший анализ показал, что внешние и внутренние телефонные звонки, а также несогласованность в координации потоков пациентов – основные источники проблем. Во вторник и утром в среду и пятницу наблюдается значительная разница во времени по сравнению с остальными днями недели. Причина – рабочая нагрузка на одного сотрудника намного выше из-за большого количества пациентов.

Решение оказалось следующим: внутри хирургических бригад один человек начал отвечать за звонки, за счёт чего сократилось время обработки вызовов. На постоянной основе начала проводиться работа по распределению потоков пациентов. Дополнительно были заключены соглашения с другими больницами для снижения нагрузки в пиковые периоды. Всё это позволило начать планировать нагрузку на медперсонал.

2. Неотложная помощь

Ситуация: та же больница из кейса выше. Процесс оказания экстренной помощи затруднен из-за неорганизованного потока пациентов с различными симптомами. Следовательно, требуется повысить качество предоставления неотложной помощи.

Была визуализирована карта процессов, где в хронологическом порядке были отражены все этапы процесса: регистрация пациента, диагностики, консультации с врачом, выписки из медицинского учреждения и других показателей.

Итогом стало заключение, что сроки предоставления неотложной помощи чаще всего выходят за рамки регламентированных норм. Решением стало изменение сроков выполнения различных шагов. Все отклонения от процесса были детально обсуждены с медперсоналом, чтобы указать на важность стандартизированного и эффективного способа работы. Была осуществлена переподготовка персонала, занимающегося регистрацией пациентов и их логистикой, с особым вниманием к стандартизации времени выполнения услуги и качества. Вносятся корректировки в процессы регистрации и классификации пациентов.